Assistante Travaux H/F Sinclair Ressources

Rattaché(e) au Chef de projet et au sein d'une équipe de 1 personnes, vos missions sont :
Accueil téléphonique et physique des visiteurs sur le site
Assister l'ensemble de l'équipe projet :
Produire les documents administratifs nécessaires au bon déroulement du projet (attestations, situations, demande d'agréments, courriers, ...)
Gestion des contrats de sous-traitance
Vérification de l'Autorisation de Sous-Traiter (AST)
Établissement des contrats de sous traitance et avenants
Gestion des agréments des sous-traitants
Vérification sur Attestation Légale de la mise à jour des documents administratifs de chaque sous-traitant
Vérification de la santé financière du sous-traitant via Service juridique
Établissement des cautions bancaires des sous-traitants
Assurer le suivi des tableaux de reporting mis en place par la cellule Marché
Gestion de la signature du contrat de ST et pièces marché
Préparer les dossiers d'agrément des sous-traitants
Organiser, classer et exploiter l'ensemble ou une partie des informations du service (version papier et par scan via VDoc)
Gestion du courrier (réception, envoi),
Produire des documents de présentation/CR/Board Mensuel/ect... (type Power Point, Excel, ...)
Organiser les réunions internes et externes
Gérer les déplacements éventuels (achat billets d'avion, trains, réservation d'hôtel )
Commander les fournitures de bureaux
Proposition d'amélioration de l'aménagement des bureaux et de la gestion administrative
Organisation d'évènements pour l'équipe projet
Archivage

Management et communication :
Animer la relation avec les représentants des sociétés sous-traitantes au quotidien
Communiquer efficacement avec ses collègues et sa hiérarchie :
Assurer un reporting régulier auprès de sa hiérarchie ;
Travailler en collaboration étroite avec les équipes travaux et contrôleur de gestion ;
Participer à une bonne diffusion de l'information montante et descendante ;