Assistante Administrative H/F

Insista

Le poste

Rattaché(e) à la direction, vous êtes au coeur de l'organisation d'INSISTA.
Vous assurez le pilotage administratif quotidien de l'entreprise en support des équipes travaux, du bureau d'études et de la direction.

Votre rôle est essentiel pour garantir la fluidité des opérations, la rigueur administrative et le suivi des dossiers.

Missions principales
1. Gestion administrative générale
Traitement des mails, courriers et appels entrants
Rédaction de documents (courriers, comptes rendus, attestations.)
Classement et archivage des dossiers (chantiers, clients, fournisseurs)

2. Suivi des chantiers

Constitution et mise à jour des dossiers administratifs chantiers
Suivi des pièces contractuelles (marchés, OS, avenants)
Collecte et transmission des documents aux clients (DOE, PPSPS, DICT.)
Suivi des demandes MO / MOE

3. Facturation et suivi financier

Établissement des factures clients (situations de travaux)
Suivi des paiements et relances clients
Vérification et saisie des factures fournisseurs
Appui au suivi de trésorerie

4. Support aux équipes travaux

Aide à la préparation des réunions de chantier
Suivi des plannings administratifs
Coordination avec les conducteurs de travaux

5. Gestion des ressources

Suivi des dossiers du personnel (heures, absences, contrats)
Transmission des éléments à la comptabilité / paie
Gestion administrative des sous-traitants (agréments, documents obligatoires)

Profil recherché

Bac +2 minimum (administration, gestion, assistanat)
Expérience souhaitée dans le BTP (plomberie, CVC ou second oeuvre)
Bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, mails)

Compétences clés

Organisation et rigueur administrative
Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément
Compréhension des environnements chantier
Suivi de facturation et gestion documentaire