Assistante de Direction - Communaute d'Agglomeration du Sud H/F

Structures de coopération territoriale

L'assistant(e) de direction apporte une aide permanente au directeur/trice de service en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.

Organisation de l'agenda du directeur de service
* Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
* Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
* Organiser les déplacements

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
* Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
* Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
* Organiser le classement et l'archivage des dossiers

Suivi des projets et activités de la direction
* Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
* Suivre l'exécution budgétaire du service
* Renseigner des tableaux de suivi des activités du service


Accueil téléphonique et physique au secrétariat
* Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
* Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
* Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques

Organisation et planification des réunions
* Rédiger les ordres du jour en concertation avec le directeur
* Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
* Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus

Assistance administrative RH et financière
* Gère le courrier arrivé / départ des
* Gère les parapheurs arrivé / départ
* Assure la liaison et la transmission des absences (congés, mission...) à la Direction des Ressources Humaines
* Suivi des éléments comptables (factures, BC...)
MISSIONS CONNEXES
Assistance financière :
* Gestion des recettes liées aux services (redevances, subventions, titres...
* Gérer et suivre la perception des recettes
Organise et assure les procédures de recouvrement des redevances PFAC, PFB
* Assure la liaison et la transmission des documents avec le service des Finances et le Trésor Public, le CAS
* Assurer l'établissement des états de dépenses et les documents financiers correspondant
* Organiser les réunions de travail avec les partenaires
* Rédiger et diffuser les comptes rendus et procès-verbaux de réunions