Gestionnaire Administratif·ve - Commune de Marseille H/F

Communes

Le gestionnaire administratif transversal contribue à la structuration des fonctions support au sein de deux services du Pôle Environnement des Écoles. Il assure la gestion administrative classique (courriers, réunions, suivi des dossiers), tout en développant des outils partagés et en coordonnant le suivi administratif de projets transversaux.
Il vient en appui aux services, aux divisions du pôle pour assurer le traitement et le suivi de l'ensemble des aspects administratifs : gestion des courriers adressés aux administrés ou aux partenaires, rédaction de documents, organisation logistique, suivi des conventions, transmission d'informations, etc. Il assure également le lien avec les établissements scolaires pour garantir la cohérence et la continuité des procédures.

Ce poste facilite le fonctionnement quotidien des équipes, garantit la fluidité des échanges d'information, et structure les process communs à plusieurs entités du pôle. Il répond à un besoin d'organisation renforcée dans un contexte d'interdépendance forte entre les services, et vise à offrir un appui administratif stable, efficient et partagé à l'ensemble des acteurs du pôle.

- Gérer les tâches administratives courantes : courriers, classement, organisation des réunions, suivi des documents comme les conventions d'occupation des locaux scolaires.
- Mettre en place, actualiser et faire vivre des outils de suivi partagés (tableaux de bord, plannings, listes de diffusion, modèles de documents).
- Assurer la transmission des informations et documents entre les services du pôle et auprès des partenaires internes/externes.
- Participer à la gestion logistique (réservations, clés, fournitures, suivi des équipements partagés).
- Centraliser et suivre les demandes administratives courantes issues des différents services.
- Contribuer à la structuration des procédures internes et à la rédaction de supports méthodologiques (fiches, guides, process).
- Assurer le suivi de projets transversaux à composante administrative (appui à l'organisation d'événements, coordination d'envois, compilation de données).
- Préparer les réunions de service ou de coordination (ordres du jour, compte-rendu, relances).
- Être force de proposition pour améliorer l'efficacité et la lisibilité des circuits administratifs du pôle.