Gestionnaire Courrier H/F

Service Public

Groupe RIFSEEP: 2

Vos activités principales :
- Réceptionner le courrier postal et en assurer l'enregistrement, notamment sur Maarch (outil de gestion dématérialisée) ;
- Analyser et traiter les mails des boîtes fonctionnelles (contact-prefecture, courrier réservé, circulaires...) ;
- Enregistrer le e-courrier réservé dans Maarch et transmettre le e-courrier normal aux services compétents ;
- Enregistrer les parapheurs externes à la signature du Préfet et en assurer le suivi ;
- Vérifier la complétude des dossiers contrôle de légalité ;
- Accueillir les usagers (vaguemestres, collectivités...) ;
- Travailler en réseau avec les assistantes des différents services.

Votre environnement professionnel :
Activités du service

- Coordination des échanges d'information et des réunions entre les services déconcentrés de l'État ;
- Constitution de dossiers pour les réunions à dimension interministérielle ;
- Élaboration des propositions aidant à la décision sur les dossiers signalés ;
- Représentation du préfet ou du Secrétaire Général dans les réunions de coordination de niveau technique avec les autres services de l'État ;
- Assurer et veiller à la qualité de la relation avec les usagers et les services internes et externes.
Composition et effectifs du service
Bureau des affaires interministérielles :
- 1 chef de bureau (cat.A) ;
- 1 adjoint au chef de bureau (cat. B) qui pilote le pôle courrier (4 agents de cat. C) et le pôle standard (5 agents de cat. C) ;
- 1 pôle affaires interministérielles, avec 3 agents (cat. B) ;
Soit un effectif total de 14 agents.

Liaisons hiérarchiques

- Secrétaire Général de la préfecture, Secrétaire Général pour les affaires régionales
- Adjoint du Secrétaire Général pour les affaires régionales
- Directeur de la Coordination Interministérielles (DCI)
- Cheffe du bureau des affaires interministérielles (BAI)
- Adjointe de la cheffe du bureau des affaires interministérielles (BAI)

Liaisons fonctionnelles :
Usagers, Préfecture, tous services déconcentrés de l'État, Ministère