Assistante de Programmes H/F Talents Immo Construction

Organisationnel et opérationnel:

• Organiser le suivi administratif des opérations et veiller au respect des procédures de qualité afin d'assurer une gestion optimales des projets
• Faire afficher et suivre l'affichage des permis de construire et démolir
• Réaliser les dossiers techniques et commerciaux des comités d'engagement
• Rassembler les pièces nécessaires constitutives des dossiers de mise en commercialisation et des dossiers marchés
• Constituer et tenir les dossiers d'assurances relatifs aux opérations (recueil des attestations des prestataires, vérification, compilation, transmission à la compagnie d'assurance) en coordination avec le Responsable de Programmes
• Classement informatique et papier, archivage, établissement des courriers et comptes rendus, gestion des plannings et des déplacements du responsable de programmes et du directeur de programmes.

• S'impliquer dans la mise en oeuvre et le suivi de l'ensemble des éléments administratifs des dossiers afin de contribuer au résultat des opérations
• Suivre les règlements, réceptionner les chèques des clients et les transmettre à la comptabilité
• Saisir les factures notamment fournisseurs
• Préparer les lettres de commandes aux entreprises
• Préparer les déclarer aux compagnies d'assurance en fin de chantier (pour les responsable de programmes)
• Diffuser les dossiers aux impôts, aux assurances et au syndic

• Gérer les relations courantes avec les prestataires externes et les clients
• Informer sa hiérarchie des dysfonctionnements constatés
• Centraliser et diffuser les informations aux intervenants internes comme externes

• Coordonner des informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure
• Organiser l'accueil physique des visiteurs
• Assister la direction de territoire dans la production de documents, la diffusion d'information et l'organisation de ses rendez-vous et déplacements
• Assurer le relais logistique et d'informations entre le siège et le territoire
• Veiller à la diffusion et l'application des procédures du groupe