Assistante Administrative Polyvalente - Pays de Gex Agglo H/F

Structures de coopération territoriale

Sous l'autorité et la responsabilité du directeur général des services et de la directrice adjointe des ressources humaines, vous assurerez une activité principale sera répartie de la manière suivante :
- 50% du temps : Accueil du Siège à Gex,
- 50% du temps : Accueil à la Maison des Services Publics,
- Règle de priorité : En cas de besoin urgent, de nécessité de service ou d'absence imprévue, la présence de l'assistante sera priorisée sur l'accueil du Siège.

Accueil et orientation du public (physique et téléphonique)
- Accueillir le public avec amabilité, identifier les demandes et orienter vers les services compétents,
- Gérer le standard téléphonique : filtrer les appels, prendre des messages et mettre en relation les correspondants,
- Renseigner les usagers sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité,
- Gérer les situations de stress ou de tension avec le public en conservant neutralité et objectivité.
Saisie informatique et support administratif
- Saisir et mettre en forme des documents de formes et contenus divers (courriers, notes, rapports) selon les besoins du service demandeur,
- Rédiger des documents administratifs, des comptes rendus ou des procès-verbaux de réunion,
- Enregistrer et saisir des données informatiques sur les logiciels de gestion ou tableurs,
- Effectuer des recherches d'informations pour le compte des différentes Directions selon les besoins.
Traitement et gestion du courrier
- Assurer l'enregistrement du courrier entrant via les outils de Gestion Électronique des Documents (GED Dotelec),
- Réaliser les opérations d'ouverture, de tri, de scannage et de ventilation des courriers,
- Gérer l'affranchissement du courrier sortant et les relations avec les services postaux.
Archivage et classement
- Organiser le tri, le classement et l'archivage de documents pour le compte des services demandeurs du siège,
- Réceptionner, vérifier et assembler des dossiers administratifs,
- Gérer, actualiser et vérifier la validité des bases d'informations et des fichiers de suivi.