Assistant Événementiel et de Gestion Administrative - Commune de Ventabren H/F

Communes

Au sein de la direction des affaires culturelles, vous participez à la conception, l'organisation technique et le suivi opérationnel des manifestations portées par la collectivité. Vous assurez également le suivi et la gestion de dossiers administratifs, et assistez la directrice dans l'organisation du service.

1/ Service municipal des affaires culturelles

Accueil physique et téléphonique du public (point informations tourisme)
Mise à jour de documents (dépliants, magazines, livres, balades)
Gestion administrative et coordination des moyens techniques et humains (réservations/prêts de salles, matériel, contrats, suivi administratif, rédaction de courriers, archivage, vérification du ménage et des consommables, état des lieux)
Réalisation de plannings (occupation des salles et du stade, nettoyage des panneaux municipaux)
Organisation de réunions
Gestion de la régie de recettes du service
Gestion des besoins en fournitures du service

2/ Evénements

Gestion des relations avec les prestataires (traiteurs, intermittents, loueurs de matériel, transport scolaire)
Demandes de devis et suivi des commandes
Réalisation de plans d'implantation
Gestion de la billetterie
Gestion des dossiers de sécurité en lien avec la préfecture et les services de secours
Préparation des manifestations (courses, réception plats traiteur, mise en place, gestion des bons du personnel)
Accueil et renseignement des partenaires et du public
Présence sur le terrain pour le montage, le bon déroulement et le démontage des événements, la manutention, l'étiquetage
Collaboration avec la chargée de communication pour la promotion des événements (relecture de supports, diffusion d'informations), suivi et mise en place de l'affichage, distribution des éléments de communication (commerces, écoles)

3/ Milieu associatif

Gestion des demandes de mise à disposition des salles et du matériel, suivi des conventions, préparation des dossiers de subventions, états des lieux des locaux dédiés