Coordinateur Evénementiel H/F IOTA GROUP

Le/la Coordinateur·trice Événementiel est responsable de la conception, l'organisation, la logistique et le suivi des événements organisés par le site : séminaires, conférences techniques, visites clients, ateliers internes, team-buildings, salons professionnels, etc.
Il/elle veille à garantir la qualité, la cohérence et la sécurité des événements, en respectant les standards de l'industrie et les exigences internes.

Responsabilités clés

1. Coordination et organisation d'événements

• Définir les besoins en collaboration avec les équipes internes (communication, HSE, technique, RH...).
• Définir les formats, agendas, intervenants et objectifs.
• Gérer la logistique : réservation des espaces, matériel, restauration, transports, hébergements.
• Assurer la coordination des prestataires (agences, traiteurs, supports techniques).
• Piloter les inscriptions, invitations et supports de communication.

2. Gestion opérationnelle et logistique

• Gérer le planning global des événements du site.
• Organiser les aspects techniques : installation, audio/vidéo, sécurité, signalétique.
• Veiller au respect des procédures HSE spécifiques au secteur Oil & Gas.
• Être présent(e) sur site durant les événements pour garantir leur bon déroulement.

3. Communication événementielle

• Rédiger et diffuser les communications internes liées aux événements.
• Créer ou coordonner la création de supports (affiches, présentations, programmes).
• Assurer le reporting post-événement (bilan, satisfaction, recommandations).

4. Gestion budgétaire

• Élaborer et suivre les budgets événementiels.
• Obtenir et analyser des devis, optimiser les coûts.
• Présenter les bilans financiers et opérationnels.