Université Lyon 1 - Gestionnaire Administratif H/F

Université Claude Bernard Lyon 1

La personne recrutée aura pour missions d'assurer le secrétariat de l'unité de recherche, le suivi administratif, budgétaire et RH, ainsi que la logistique et la gestion des déplacements des membres du laboratoire et des extérieurs.

Elle contribuera à la gestion de la Chaire LGBT+, au suivi des conventions, tout en accompagnant les doctorants et les stagiaires dans leurs démarches administratives. Elle participera à la diffusion des informations internes et externes et travaillera en lien avec les équipes administratives de l'UFR.

Elle sera rattachée hiérarchiquement à la directrice administrative et fonctionnellement à la directrice du laboratoire.

Activités principales de l'agent :

- Accueillir et orienter les membres du laboratoire
- Accompagner les doctorants et les stagiaires dans le suivi administratif de leurs dossiers
- Assurer les tâches courantes de secrétariat : rédaction de courriers, attestations, gestion du courrier et de la boîte mail
- Assister aux assemblées générales et conseils de laboratoire, et rédiger les comptesrendus
- Assurer la gestion RH en lien avec l'UFR : gestion des accès au laboratoire, mise à jour de la base des membres, demandes de maintien d'activité, appui à la mise en place des contrats
- Gérer l'organisation des déplacements (missions) des agents et intervenants extérieurs
- Suivre les dépenses et l'exécution budgétaire en lien avec les services administratifs de l'UFR
- Suivre les conventions de recherche et de stage, et assurer le circuit des signatures en lien avec les différents services
- Participer à la logistique du laboratoire : réservation de salles, gestion des besoins matériels, suivi des réservations sur ADE
- Traiter et diffuser les informations internes et externes, notamment via le site web, les annonces et la newsletter