Assistant Événementiel et de Gestion Administrative H/F

Commune de Ventabren

Au sein de la direction des affaires culturelles, vous participez à la conception, l'organisation technique et le suivi opérationnel des manifestations portées par la collectivité. Vous assurez également le suivi et la gestion de dossiers administratifs, et assistez la directrice dans l'organisation du service.

Activités :
1/ Service municipal des affaires culturelles
Accueil physique et téléphonique du public (point informations tourisme)
Mise à jour de documents (dépliants, magazines, livres, balades)
Gestion administrative et coordination des moyens techniques et humains (réservations/prêts de salles, matériel, contrats, suivi administratif, rédaction de courriers, archivage, vérification du ménage et des consommables, état des lieux)
Réalisation de plannings (occupation des salles et du stade, nettoyage des panneaux municipaux)
Organisation de réunions
Gestion de la régie de recettes du service
Gestion des besoins en fournitures du service

2/ Evénements
Gestion des relations avec les prestataires (traiteurs, intermittents, loueurs de matériel, transport scolaire)
Demandes de devis et suivi des commandes
Réalisation de plans d'implantation
Gestion de la billetterie
Gestion des dossiers de sécurité en lien avec la préfecture et les services de secours
Préparation des manifestations (courses, réception plats traiteur, mise en place, gestion des bons du personnel)
Accueil et renseignement des partenaires et du public
Présence sur le terrain pour le montage, le bon déroulement et le démontage des événements, la manutention, l'étiquetage
Collaboration avec la chargée de communication pour la promotion des événements (relecture de supports, diffusion d'informations), suivi et mise en place de l'affichage, distribution des éléments de communication (commerces, écoles)

3/ Milieu associatif
Gestion des demandes de mise à disposition des salles et du matériel, suivi des conventions, préparation des dossiers de subventions, états des lieux des locaux dédiés

Compétences :
Appétence pour la culture, les spectacles, le théâtre, la danse, le cirque
Capacité d'adaptation, autonomie, prise d'initiative
Aptitude à la gestion du stress et à la résolution de problèmes en temps réel
Polyvalence, réactivité, souplesse organisationnelle : Savoir s'adapter aux imprévus
Esprit d'équipe : Sens du relationnel, travail en transversalité avec les autres services
Maîtrise des outils informatiques, logiciels bureautiques, progiciels de gestion
Capacités rédactionnelles, communication
Sens du service public : Discrétion, courtoisie et disponibilité

Formation - expérience :
Permis B obligatoire
Formation dans le domaine de la gestion événementielle et administrative appréciée
Expérience appréciée sur poste similaire en collectivité territoriale

Conditions d'exercice :
Travail en bureau, déplacements fréquents sur la commune
Rythme de travail irrégulier avec des pics d'activité liés au calendrier des événements
Disponibilité : Travail fréquent le soir, les week-ends et les jours fériés

Emploi :
Rémunération : Statutaire + régime indemnitaire + prime du 13ème mois + avantages sociaux
Type d'emploi : Nomination par voie de mutation ou CDD 3 ans renouvelable
Temps de travail : 36h52 (10 jours de RTT)
Poste à pourvoir dès que possible