Responsable du Département de Soutien de Évènements H/F

Service Public

Pilotage:

- Manager les différentes entités composant le département (soutien administratif et financier, huissiers, imprimerie) soit 20 personnes de statuts différents (militaires, fonctionnaires, contractuels);

- Suivre le budget et les marchés de la Direction, en particulier celui des déplacements nationaux et internationaux ;

- Suivre les budgets prévisionnels de l'ensemble des déplacements pour en aviser la hiérarchie par anticipation;

- Anticiper, suivre et alerter sur le coût logistique de chaque événement;

- Analyser les dépenses engagées et les valider en lien avec les services métiers de la Direction ;

- Être en relation suivie avec les ambassades pour les aspects financiers liés aux déplacements du Président (mise en place de provisions, factures, ...) ;

- S'assurer de la bonne réception, vérification et saisie des factures; produire des états de suivi budgétaire par déplacement ;

- Procéder aux refacturations de certains participants dans le cadre des déplacements du Président de la République à l'étranger et ainsi que lors des cérémonies de remise de décorations au palais ;

- Être force de proposition dans l'amélioration des processus internes;

- Assurer la coordination et le trait d'union avec les services de la direction des opérations (Intendance, production des évènements), de la présidence (chefferie, protocole, communication, sécurité etc..) mais aussi les services extérieurs impliqués dans l'organisation des déplacements et des réceptions;

- Assurer la suppléance du SPSE lors des absences de la Responsable et dans ce cadre diriger également le département d'organisation des déplacements et des réceptions (DODR) constitué de 6 agents.
Activités opérationnelles.

Activités opérationnelles:

- Être le point de contact et de coordination des autres services et entités de la présidence ainsi que des partenaires extérieurs pour tout ce qui relève du soutien à la préparation et à la réalisation logistique des événements présidentiels

- Être force de proposition dans le développement des missions de soutien opérationnel au profit des services de la direction et de la présidence
Management.

Management :

- Encadrer et animer les équipes du département «soutien des évènements» (20 agents) et du SPSE lors des périodes de suppléance en favorisant la transversalité, le décloisonnement des activités, les approches projet et les mutualisations de savoir-faire ;

- Fixer les objectifs du DSE, en lien avec la Responsable du SPSE et assurer leur évaluation ;

- Garantir la compréhension et l'adhésion des équipes à la stratégie de l'institution ;

- Superviser et appuyer les responsables de département dans l'ensemble de leurs activité.