Université Lyon 1 - Secrétaire H/F

Université Claude Bernard Lyon 1

Vous aurezpour mission d'assurer l'accueil physique/téléphonique, l'agenda des visites du médecin et de l'infirmière sur Outlook et MEDTRA (logiciel médical), le secrétariat du service.

Vos activités principales :

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des agents, des interlocuteurs internes et externes
• Organisation des réunions (RH, psychologue du travail, études de poste, visites de sites etc)
• Traiter les demandes des agents sur la boîte mail du service
• Gestion budgétaire, gestion des stocks (commandes-réception), demandes de devis auprès des fournisseurs, suivi des commandes et des factures
• Suivi des agents qui reprennent le travail après congé maladie, congé longue maladie, congé maternité, accidents du travail...
• Prise de notes et rédaction de comptes rendus de réunion en interne
• Préparation des missions et des stages du médecin et de l'infirmière (gestion sur NOTILUS)
• Envoi des attestations de visites au service DRH et à la hiérarchie de l'agent
• Gestion du courrier postal
• Classement et archivage des documents
• Encadrement ponctuel de nouvelles secrétaires du service
• Assurer ou participer à toute activité qui pourrait être confiée dans le cadre de sa mission ou dans l'intérêt du service

Logiciels ou matériels spécifiques utilisés :

• Outils bureautiques Pack office/Internet/Intranet
• SIHAM en consultation du dossier agent
• MEDTRA (logiciel métier médical)
• OUTLOOK (gestion des agendas)
• DEDOM pour les missions