Responsable Secrétariat des Élus des Assemblées et du Courrier H/F

Communes

Assistance au maire, maires délégués et DGS, gestion des séances du conseil municipal, du contrôle de légalité et du courrier, traitement des dossiers assurances

Management et encadrement du service
- Planification des tâches et missions des collaborateurs en respectant les échéances
- Définition d'objectifs clairs en restant disponible pour aider l'agent dans sa progression
- Contrôle des tâches déléguées, identification des dysfonctionnements et apport d'actions correctives
- Mise en place de procédures pour faciliter le travail de l'équipe
- Réalisation des entretiens individuels annuels de ses N-1 permanents

Organisation et gestion des assemblées délibérantes
- Répartition et planification des actions en fonction des échéances
- Préparation des convocations et dossiers transmis aux élus par voie dématérialisées
- Elaboration des délibérations
- Rédaction des procès-verbaux

Transmission des actes au contrôle de légalité
- Dépôt des actes soumis au contrôle via le dispositif @CTES (arrêtés, délibérations, décisions, conventions, marchés publics)
- Diffusion et archivage

Gestion administrative du courrier
- Réception et tri du courrier
- Numérisation - enregistrement des courriers/mails sur logiciel spécifique et affectation aux services concernés + informations aux élus
- Affranchissement du courrier départ
- Prospection et négociation avec les fournisseurs (machine à affranchir, GED courrier)

Secrétariat général
- Assistance au maire, maires délégués et DGS dans leurs missions
- Organisation des agendas, rendez-vous, réunions et déplacements
- Coopération avec les différentes instances, suivant mandats des élus (SIGP - France Montagnes - ANMSM - AURA)
- Rédaction divers courriers en lien avec le service ou à la demande des élus et DGS

Gestion des assurances
- Assurer la gestion des sinistres : déclaration, suivi et indemnisation des dossiers (contrats dommages aux biens, flotte automobile, responsabilité Civile, protection juridique)
- Surveillance des contrats et vérification des avenants
- Contrôle et validation des avis d'échéance annuels
- Préparation des documents nécessaires au lancement du marché assurances