Secretaire de Compagnie et de Centre d'Incendie et de Secours - Sdis 89 H/F

Services départementaux d'incendie et de secours

En étroite relation avec le chef de compagnie et son adjoint, la secrétaire de compagnie et de centre d'incendie et de secours assure le secrétariat et les missions administratives. Elle a en charge l'accueil téléphonique et physique du public, du suivi du courrier de l'enregistrement, de sa rédaction à l'archivage de ce dernier.

Accueil du public:
- Réceptionner le public qui se présente dans les locaux du centre de secours.
- Maitriser les missions des différents services pour être en capacité d'apporter les réponses.
- Faire preuve d'écoute.
- Réceptionner les appels téléphoniques et renseigner les usagers ou les rediriger vers le bon interlocuteur.

Assurer la gestion du courrier et des dossiers:
- Tenir à jour le tableau d'arrivée et de départ du courrier.
- Archiver les courriers en format dématérialisé.
- Préparer les courriers qui sont demandés.
- Assurer le suivi des courriers de la rédaction à l'envoi.
- Tenir à jour les dossiers individuels des agents de la compagnie et du cis.
- Etre le garant de l'architecture informatique mise en place au sein de la compagnie et du cis.

Gestion des personnels:
- Tenir à jour les fichiers des personnels relevant de la compagnie en liaison avec le Groupement ressources humaines ;
- Suivre les permis de conduire (renouvellement) ;
- Constituer les dossiers de recrutement de SPV ;
- Suivre le dossier général des CPI (aux plans administratif, médical et des CRSS) ;
- Mise à jour de la base de données.
- Mettre à jour les dossiers médicaux informatisés ;
- Elaborer les plannings des visites médicales (prises de rendez-vous en fonction de la disponibilité des médecins et infirmiers).
- Vérifier la conformité de la déclaration et des pièces avant transmission au GRH ;
- Assurer le suivi du dossier.