Assistant·e Administratif·ve - CDD Offre 711 H/F Département Meurthe et Moselle

Descriptif et missions
Assistant.e administratif.ve - CDD Offre 711 H/F Ce poste est à pourvoir à Nancy.
Assistant.e administratif.ve - CDD Offre 711 H/F
MISSION : Il. elle recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service. Il.elle suite et gère les dossiers administratifs relevant des dispositifs pris en charge. Il.elle assiste le responsable dans l'organisation du travail du service. Participe au pilotage, à la mise en oeuvre et à l'évolution de la politique sportive et de l'éducation populaire.
ACTIVITES
Assistance administrative, planification et suivi
- Reçoit, filtre et réoriente lorsque nécessaire les courriers et courriels
- Saisit des documents de formes et de contenus divers, met en forme tous types de courriers
- Rédige des documents administratifs, des comptes rendus et procès-verbaux de réunions
- Assure l'organisation logistique des réunions (réservation de salles, envoi des convocations/invitations, listing des participants, ...)
- Prépare les dossiers en vue des réunions
- Renseigne les tableaux de suivi des activités du service
- Trie, classe et archive les documents du service
- Utilise les logiciels et progiciels du service lorsque nécessaire
Accueil et relations avec le public
- Effectue l'accueil physique et téléphonique du service (renseignements usagers, agents, partenaires)
- Prend les messages et hiérarchise les demandes selon leur caractère d'urgence ou de priorité
- Conseille et oriente le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
· Traite administrativement les dossiers de subvention (envoi et réception des formulaires, instruction des dossiers, rédaction et envoi d'accusés de réception, préparation et envoi des rapports en commission permanente sous Air Délib ainsi que les notifications) relatifs aux conventions des grands clubs de haut niveau, aux comités départementaux, à la réhabilitation de centres de vacances et aux équipements sportifs, au fonds d'investissement pour le sport
· Rédige les rapports pour la Commission permanente
· Enregistre les courriers, effectue diverses activités de secrétariat, envoi de courriers et notes via Xparaph et aide dans la préparation et la participation aux autres actions du service en lien avec les autres agents du service
· Gère le matériel mis à disposition (tentes, banderoles, ...)
Participation au suivi budgétaire
· Renseigne les tableaux de suivi spécifiques (tableau de gestion d'activités, plan pluriannuel d'investissement, ...)
Prépare et communique tous les documents administratifs et informations nécessaires au traitement des dépenses et des recettes dans le logiciel financier par l'Unité d'Exécution Comptable
Assure le suivi de la consommation des crédits de ses dispositifs et de ses activités.

Référence de l'offre : waxbg2djr4
Profil recherché
Assistant.e administratif.ve - CDD Offre 711 H/F Compétences stratégiques :
Savoir anticiper
Etre en mesure de traiter et de hiérarchiser les dossiers par degré d'importance ou d'urgence
Filtrer à bon escient les appels téléphoniques
Transmettre fidèlement les messages et attirer l'attention sur un problème éventuel
Faire preuve de rigueur dans l'organisation de son travail
· Etre autonome dans l'organisation et l'exécution de son travail
· Planifier les activités en fonction des contraintes
- Avoir le sens des responsabilités
- Etre en mesure d'alerter lors d'un dysfonctionnement

Compétences techniques :
Maîtriser l'organisation et les circuits de décision de la collectivité
- Rédiger des courriers, des notes et des comptes rendus de réunions
- Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage, ...)
- Mettre en forme les documents selon la charte graphique
- Savoir élaborer et exploiter des tableaux de bord
- Rédiger des écrits professionnels (rapports, notes de synthèse, notes techniques...)
- Maîtriser les outils du pack bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
Maîtriser les logiciels spécifiques du service/de l'activité
- Maîtriser les outils de messagerie (Outlook, navigation Internet)

Compétences relationnelles :
Savoir gérer des interlocuteurs difficiles avec courtoisie et fermeté
Maîtriser les techniques d'accueil téléphonique et physique
Préserver la confidentialité des échanges et des dossiers
Faire preuve de diplomatie
Savoir se rendre disponible
Etre en mesure de travailler en équipe
Etre capable de collaborer avec les services et les interlocuteurs externes
Coopérer avec les autres services de la direction
EC9876
Avantages collectifs au travail
Assistant.e administratif.ve - CDD Offre 711 H/F
- Restauration collective/titres restaurant
- Compte-Epargne Temps
- Amicale du personnel
- Abonnement CNAS ou FNAS
- ARTT
- CIA

Description de la collectivité

Le Conseil départemental de Meurthe-et-Moselle couvre une population de près de 740 000 habitants. Précurseur et novateur dans le domaine des Solidarités et le développement d'un accès pour tous à des services départementaux de proximité, le Département de Meurthe-et-Moselle, est particulièrement attentif à laccès aux droits fondamentaux que sont la santé, l'insertion sociale et professionnelle, la protection de l'enfance, et l'accompagnement social des publics en situation de précarité ou de fragilité.
Le Département tient un rôle essentiel dans les domaines de l'Éducation et de la Culture. Ses nombreuses actions dans des champs aussi variés que les collèges et la vie scolaire, l'engagement et la citoyenneté, l'éducation populaire, le sport,l'ingénierie culturelle et le soutien aux acteurs et partenaires culturels locaux en sont le témoignage.
Il est le garant de la conservation départementale, de la lecture publique à travers la Médiathèque départementale et les Archives départementales. Il est également propriétaire du château de Lunéville pour lequel il développe un projet architectural, culturel et d'animations ambitieux.
Les nombreux projets et actions menés, les multiples investissements effectués pour la Politique collèges nouvelles générations (notamment l'innovation numérique), le Centre des mémoires ou encore le château de Lunéville, démontrent la volonté de permettre à chaque Meurthe-et-mosellan.e d'accéder au savoir et à la culture, de concourir à l'autonomie des jeunes et à leur insertion. Mais également de permettre le développement et l'épanouissement de chacun et de contribuer de manière générale au mieux vivre ensemble et à la lutte contre les inégalités.
Dans le cadre de la mise en oeuvre des politiques publiques de l'éducation et de la culture, ces finalités sont portées aussi bien par les services centraux que territoriaux.