Secrétaire de Mairie Itinérante H/F

Communaute de Communes Castillon Pujols

Assurer le remplacement ponctuel et/ou le renfort des secrétaires des mairies de la CDC afin d'assurer le bon fonctionnement communal :
- Mettre en oeuvre les décisions municipales
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public
- Conseiller les élus
- Coordonner, organiser et gérer les moyens humains, matériels et financiers des communes
Activités et tâches principales du poste :

- METTRE EN ŒUVRE LES DECISIONS MUNICIPALES :

- Assister, conseiller et alerter les élus sur les questions juridiques
- Assurer le suivi du Conseil Municipal (convoquer aux réunions, monter les dossiers, préparer la salle et rédiger le compte-rendu) et des différentes commissions (convoquer aux réunions, monter les dossiers).
- Préparer, mettre en forme et exécuter les décisions du Conseil et du Maire dans le respect du cadre législatif et règlementaire.
- Monter les dossiers de demandes de subventions et en assurer le suivi (préparation des justificatifs).
- Assurer la gestion administrative des marchés publics.
- Rédiger l'ensemble de la correspondance administrative et technique de la collectivité.



- GERER LES MOYENS HUMAINS :

- Encadrer les agents, répartir et planifier leurs activités.
- Suivre le déroulement de carrière des agents ou leur contrat de travail
- Renseigner les agents
- Gérer les emplois du temps et les autorisations d'absence (avec l'accord de l'élu).
- Gérer les paies (en interne ou avec le CDG33 en fonction des situations) et les diverses déclarations.

- GERER LES MOYENS FINANCIERS :

- Gérer les financements de la collectivité.
- Préparer, mettre en forme les documents budgétaires et procéder à leur exécution
- Assurer le suivi financier de la collectivité et tenir la comptabilité : préparer les mandats et les titres de recettes.
- Assurer la gestion de la dette.
- Assurer la gestion des assurances et des sinistres.
- Relire l'ensemble des documents financiers.
- Gérer les achats publics.

- GERER LES MOYENS MATERIELS :

- Gérer l'utilisation des équipements municipaux.
- Assurer la gestion des équipements municipaux
- Veiller au respect des règles ERP.
- Définir les besoins en matériels et équipements et assurer les achats d'après les remontées des services (sous réserve de validation par l'autorité territoriale). -
- Assurer le suivi des contrats de maintenance.
- Assurer le classement de l'archivage et la conservation des documents administratifs.
- Gérer et suivre les dossiers « Ecole », « cantine », « garderie » et « transport scolaire » (le cas échéant).

- GERER LE SECRETARIAT GENERAL :

- Gérer le courrier Arrivée et Départ
- Rédiger et mettre à la signature le courrier du Maire
- Gérer l'approvisionnement en fournitures administratives.

- ASSURER L'ACCUEIL PHYSIQUE ET TELEPHONIQUE DES ADMINISTRES :

- Accueillir, orienter et renseigner la population.
- Rédiger les actes et tenir les registres d'état civil.
- Assurer le rôle d'Officier d'Etat civil délégué
- Tenir à jour le fichier électoral (inscriptions et radiations) et délivrer des cartes d'électeurs.
- Suivre les procédures de délivrance des autorisations d'occupation des sols en lien avec les services compétents.
- Délivrer les dossiers divers et aider à leur compréhension

Activités et tâches secondaires du poste :

Participer aux missions de la Communauté de Communes