Assistant de Direction et Gestionnaire de Données Encadrant H/F

Service Public

L'Assistant(e) de Direction / Gestionnaire de données Encadrant(e) organise la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou au suivi des dossiers.

Il/Elle organise la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions), assure l'ensemble des tâches administratives et comptables en lien avec son domaine, traite les données liées à la gestion RH de son équipe et contrôle la cohérence et la qualité des données.

MISSIONS PRINCIPALES

Au titre de la gestion de données
· Acquisition, traitement et archivage des données dans son domaine d'activité
· Conception et réalisation d'outils et / ou de méthodes spécifiques au domaine d'activité (NON REQUIS)
· Contrôle de la cohérence des données / informations spécifiques au domaine d'activité
· Contrôle des données / documents relatifs à son domaine (NON REQUIS)
· Programmation des outils d'automatisation (NON REQUIS)
· Recensement et analyse des besoins des utilisateurs, spécifiques à son domaine
· Accueil des personnes (patients, usagers, familles, etc.)

· Organisation de réunions, visites, conférences, événements, commissions spécialisées
· Prise de notes, frappe et mise en forme des documents
· Prise de rendez-vous / gestion des agendas
· Analyse du contexte et priorisation des actes d'assistance administrative
· Gestion de la relation avec les partenaires externes / internes
· Gestion de données spécifiques
· Encadrement de personnel

Au titre de la gestion administrative
· Accueil physique et téléphonique des personnels et interlocuteurs extérieurs dans le respect des protocoles et procédures établis
· Secrétariat de la Direction (Organisation, tenue d'agenda, gestion logistique de ses déplacements professionnels et réunions du Directeur);
· Élaboration du planning de rendez-vous et du calendrier des réunions de travail;
· Rédaction des procès-verbaux de réunion, et des instances (Directoire, Conseil de surveillance), courriers, notes, rapports, relevés de conclusion;
· Traitement, classement et archivage de documents;
· Suivi de projets et d'activités de la direction ;
· Organisation du traitement et de la circulation de l'information au sein du service (courriers, documents, communications téléphoniques, messages électroniques)
· Rédaction des procédures relevant de son domaine;
· Recueil et mise en forme des données;
· Élaboration et suivi des tableaux de bord internes en lien avec le Directeur;
· Interface avec les personnes ressources du pôle Management et les Directions fonctionnelles;
· Participation à l'évaluation des moyens nécessaires à la réalisation des objectifs fixés par le Directeur ;