Secrétaire Accueil et Administratif H/F

Maison Lyon pour L'emploi

Ce poste sera sous la responsabilité du responsable d'Antennes, et se situera à la Maison Lyon Pour l'Emploi Mermoz Lyon 8ème.

1/ Contact public

Le service d'accueil proposé permet d'apporter un accueil personnalisé et de qualité aux habitants et notamment aux personnes en recherche d'emploi ou en insertion socio-professionnelle. Le/la secrétaire d'accueil a un rôle de guichet unique pour les usagers et permet de faciliter les démarches emploi/formation des publics de tous âges.
Les missions proposées consistent à accueillir, informer et orienter les usagers vers le bon partenaire et/ou le bon service, dans le cadre des démarches d'accès à l'emploi ou à la formation. Elles se déclinent ainsi :

- Accueil physique et téléphonique du public
- Accueil et renseignement : assurer une médiation entre les usagers et les différents interlocuteurs/services
- Identification et qualification des demandes des publics
- Orientation vers les partenaires compétents ou services adéquats
- Diagnostic de 1er niveau dans les démarches liées à l'emploi, l'insertion, la formation
- Prise de rendez-vous pour des professionnels présents sur l'antenne (Outlook)
- Saisie informatique (Insertis et I-Milo) permettant à la fois de répondre aux informations quantitatives demandées, mais aussi d'améliorer le suivi de la personne
- Gestion de l'affichage sur les espaces d'accueil

Les missions se déclinent au sein d'une équipe d'une 15aine de personnes et nécessite une capacité à travailler en collectif. La personne recrutée sera amenée à réaliser des tâches administratives, à gérer un fonds documentaire et l'affichage d'informations.

2/ Gestion administrative

- Tâches administratives : gestion du serveur de l'antenne : gestion des dossiers, de leur MAJ et de la bonne organisation et archivage de documents.
- Gestion des plannings bureaux et salles de l'antenne : Réalisation des plannings pour les intervenants pour prise d'inscriptions et suivi activité, réservation des salles et bureaux pour partenaires et évènements (simulations d'entretien, Rencontres métiers)
- Gestion du courrier et courriel de la boîte mail de l'antenne
- Logistique et fonctionnement : commandes de fournitures, lien avec les prestataires de l'antenne
- Suivi de l'activité sur l'antenne Mermoz : Mise à jour des tableaux de suivi, mise en oeuvre des Rencontres métiers et Simulations d'Entretien

3/ Qualités requises

Aptitude et qualités :
- Posture de médiation
- Volonté et capacité à travailler dans une équipe pluridisciplinaire
- Accueillir tous types de publics avec amabilité et discrétion
- Être patient et à l'écoute des personnes
- S'exprimer clairement et reformuler les demandes
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions.
Connaissances et compétences :
- Bonne faculté d'utilisation du pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word)
- Bonne faculté d'utilisation d'outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, etc.)
- Connaissances en gestion administrative
- Connaissance des normes rédactionnelles.
Expérience : Connaissances et/ou intérêt appréciés dans les champs de la formation, l'emploi, l'insertion. Niveau Bac souhaité. Débutant/e accepté/e

Lieu de travail : Maison Lyon Pour l'Emploi - 172 Avenue général Frère 69008 Lyon
Contrat : CDD de 4 mois à temps plein (39 heures hebdomadaires) ; renouvellement possible.