Assistant Travaux TCE H/F Skayl Schiltigheim

Sous la responsabilité du Responsable d'Exploitation TCE, vous assurez le secrétariat du service travaux et accompagnez au quotidien les conducteurs de travaux TCE en tant qu'interlocuteur(trice) privilégié(e).

Vos missions seront les suivantes :

Apporter sa contribution à l'amélioration des performances de la société

- Imaginer, concevoir et proposer à sa hiérarchie des solutions innovantes pour améliorer les pratiques mises en oeuvre sur le terrain de l'action

- Accompagner les orientations stratégiques définies par la direction

- S'investir dans la démarche d'amélioration continue

- Participer à la rédaction des modes opératoires de sa fonction

Secrétariat du service Travaux

- Rédiger et diffuser les notes de services, les comptes-rendus de réunions et les documents divers du service

- Archiver les courriers/documents reçus et envoyés dans l'ECM Mathis

- Assurer la gestion des fournisseurs (obtention, réception et transmission des devis, passation des commandes, vérification et validation des factures)

- Etablir un tableau récapitulatif des engagements de dépenses fournisseur afin de communiquer les dépenses mensuelles par affaire aux conducteurs de travaux

Gestion des affaires

- Constituer, rassembler et vérifier avec le conducteur la complétude du dossier des ouvrages exécutés

- Editer et diffuser le dossier d'ouvrage exécuté après validation du conducteur

- Participer à la réunion planning hebdomadaire en présentant les fiches chantiers transmises par les conducteurs de travaux

- Assurer la réception et la diffusion des documents techniques.

- Intervenir sur l'ensemble des phases des chantiers (début, vie, fin) en assurant le suivi informatique, l'administration courante et les commandes nécessaires.

- Suivi des contrats d'entretien avec l'établissement de la planification des interventions et le suivi de celles-ci

- Suivi des SAV/GPA et des expertises avec pilotage des demandes d'interventions

Fonctionnement de l'agence TCE

- Gérer les correspondances (mails - courriers - téléphone).

- Assurer l'accueil et l'orientation des visiteurs.

- Réaliser les classements et archivages nécessaires.

- Assurer les commandes de fournitures et les relations fonctionnelles de l'agence (Poste, Lys de France, extincteurs, Une pièce en plus, propriétaire des locaux de l'agence)

De manière générale, vous agissez dans l'intérêt de l'entreprise, dans le respect de la législation en vigueur, des normes et des valeurs de l'entreprise, tout en garantissant la confidentialité des données à caractère personnel.