Assistante - Assistant de Gestion Administrative - Mairie de Bordeaux H/F

Communes

La mairie de quartier de Caudéran recherche un.e assistant.e de gestion administratif.ve H/F



Sous l'autorité hiérarchique du.de la secrétaire général-e de mairie de quartier, l'assistant(e) administratif(tive) a pour charge principale d'assurer le secrétariat et l'appui administratif de la mairie de quartier.

Dans ce cadre, vos missions principales seront les suivantes :



- Réceptionner, enregistrer, répartir et suivre les courriers et les demandes de travaux et de déménagement
- Assurer l'appui administratif
- Réguler le délai de réponse raisonnable, en lien avec le.la chargé(e) de travaux
- Elaborer des tableaux de bord et de reporting (recueil des données, compilation et édition)
- Rédiger les comptes rendus des réunions d'équipe et des autres instances qui se déroulent à la mairie de quartier et/ ou à l'extérieur (ex : Comités Techniques et thématiques, réunions d'information...)
- Suivre la planification des réunions et la gestion des locaux
- Gérer la planification et le tableau des congés et permanences
- Suivre les commandes de fournitures de bureaux.
- Traiter et diffuser les informations nécessaires au fonctionnement de l'équipe
- Trier, classer et archiver les documents
- Elaborer, saisir et mettre en forme le courrier administratif du secrétaire général de quartier et du responsable technique



Vous serez également en charge de certaines activités spécifiques :



- Participer à des groupes de travail thématiques / communauté métier
- Rédiger des certificats de numérotage
- Participer à l'accueil téléphonique et physique relatif aux missions de l'ADG (polyvalence en cas de remplacement temporaire et/ou congés de l'agent-e d'accueil)
-Peut se voir confier des tâches administratives spécifiques selon nécessité (ex : assurer le recueil d'informations, le suivi d'actualités du territoire)
- Peut être sollicité-e pour accompagner le/la secrétaire Général-e à des instances partenariales hors mairie de quartier