Secretaire de Direction H/F

Direction de l'administration pénitentiaire - DISP PARIS

Sous l'autorité de la responsable des affaires générales et de la coordination, le secrétariat de direction recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif, suit et gère les dossiers administratifs, participe à l'ensemble des affaires courantes sur les aspects administratifs et organisationnels.

Les missions de la personne en charge du secrétariat de direction constituent un véritable pilier au bon fonctionnement du service des affaires générales pour le chef d'établissement et son adjoint.

La personne en charge du secrétariat de direction travaille en collaboration étroite avec les autres membres du bureau es affaires générales: secrétariat du département de la sécurité et des détentions, chargé de communication et référente des pratiques professionnelles et MCI.

Activités du poste

· Gérer les agendas de la direction, faciliter la priorisation des demandes d'audience et suivre les échéances

· Organiser les réunions et rendez-vous: logistique, préparation des dossiers, invitations, accueil, listes d'émargement, ..

· Traiter le courrier postal et numérique: réception, tri, enregistrement, diffusion et suivi

· Rédiger et mettre en forme des documents administratifs: courriers, notes de service, comptes-rendus ...

· Faire le lien administratif entre la direction et l'ensemble des services de l'établissement

· Gérer les documents: classement, diffusion, archivage ...

· Assurer l'accueil téléphonique et physique

· Assurer l'intérim du secrétariat du département de la sécurité et des détentions