Adjoint Administratif Secrétariat de Direction H/F

Direction de l'administration pénitentiaire - DISP PARIS

Le secrétariat de direction est un relai essentiel pour l'équipe de direction du centre pénitentiaire de Paris-la-Santé. Il joue un rôle d'assistance auprès d'elle en assurant des fonctions de secrétariat, d'enregistrement, de classement et d'actualisation de la base documentaire.

Il veille à orienter correctement les demandes, qu'elles soient transmises en présentiel, par téléphone ou par mail.

Il diffuse auprès des personnes intéressées les informations et décisions communiquées par la direction.

Missions :

- Gestion de la boîte mail structurelle du secrétariat de direction

- Gestion du standard téléphoniqueet réorientation des appels;

- Enregistrement et répartition du courrier entrant;

- Gestion du serveur commun du secrétariat de direction, de telle façon à ce que les informations utiles puissent être retrouvées intuitivement;

- Gestion de l'agenda électronique du chef d'établissement;

- Rédaction et mise en forme de courriers, comptes-rendus et documents divers;

- Rédaction et diffusion de notes de services et d'informations à la population pénale;

- Diffusion des informations générales transmises par la direction;

- Actualisation et mise en forme des délégations de signature;

- Suivi et diffusion hebdomadaire des permanences et astreintes;

- Gestion du planning d'occupation de la salle de réunion;

- Classement et archivage des divers documents, notes de service, courriers... ;

- Participation à l'accueil des nouveaux personnels: création des cartes d'accès à l'établissementet actualisation régulière du trombinoscope des personnels ;

- Suivi et actualisation de la base documentaire contrôlée dans le cadre des audits de labellisation;

- Archivage des documents individuels concernant les personnes détenues dans leurs dossiers pénal au greffe;

- Prise en charge et accompagnement des personnes ayant rendez-vous avec la direction;

- Gestion d'un badge parking «invité»