Secrétaire de Pôle - Secrétaire Médicale de Pôle H/F

Chs Jean-Pierre Falret

L'Institut Camille Miret recrute un(e) Secrétaire de Pôle (60%) Secrétaire Médicale de Pôle (40%) (H/F) à temps complet sous contrat à durée indéterminée sur le Pôle Adultes et Personnes Agées Sud.

Missions principales de la secrétaire médicale:
- Traiter et coordonner les opérations et les informations médico-administratives du patient, assurer le secrétariat,
- Assister le Médecin Chef, les Cadres Supérieurs et les Cadres Médico-Administratifs dans les tâches administratives
- Assurer la gestion des secrétaires médicales affectées au pôle en lien avec les Cadres Médico-Administratifs et le Médecin Chef.

Activités principales :
- Recueil des informations personnelles du patient ;
- Filtre téléphonique pour orientation des demandes ;
Réception, tri et distribution du courrier (courriers, fax, courriels) ;
Travaux de secrétariat :
- Traitement de tous les éléments relatifs aux dossiers médicaux (DPP et DPI) :
- Alimentation : saisie des comptes rendus ;
- Tri et classement selon le protocole (documents, dossiers, radiographies et résultats d'examens) ;
- Archivage : déclaration, réception, localisation, réactivation des dossiers ;
- Participation à la gestion des soins sans consentement (certificats) ;
- Gestion des agendas des professionnels (prise de rendez-vous) : médecins, assistantes sociales,
psychologues.
- Gestion des mouvements journaliers des patients
- en lien avec le bureau des admissions sur les services d'hospitalisation de Leyme ;
- SPIJ : gestion des emplois du temps des enfants ;
- Mise en forme d'outils à la demande de l'encadrement

Réalisation des tâches courantes de la secrétaire de Pôle :
- Travailler en collaboration avec le Médecin Chef, les Cadres Supérieurs et les Cadres Médico-Administratifs
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Gérer les plannings Octime des professionnels sous la responsabilité du Médecin Chef
- Mettre à jour les agendas et prise de RDV
- Organiser les réunions : préparer les documents de travail, prendre des notes et réaliser les comptes-rendus
- Mettre en forme les courriers et documents
- Gérer le courrier : trier, enregistrer et distribuer
- Gérer les commandes de fournitures et de matériels

Planification, organisation, pilotage de l'activité du secrétariat médical du pôle en lien avec le Cadre Médico-administratif et le Médecin Chef :
- Coordonner les moyens humains et matériels des secrétariats médicaux du pôle selon les orientations de l'établissement, du pôle et les impératifs de soins liés aux patients,
Animer l'équipe de secrétaires médicales : encadrement de proximité, gestion et développement des professionnels
- Effectuer la gestion administrative des secrétaires médicales : plannings, remplacements, formations, stagiaires, tutorats, EAP, réunions de fonctionnement trimestrielles.
- Planifier les activités et les moyens des secrétaires médicales selon les orientations de l'établissement et du pôle en matière de gestion de l'information médicale et des dossiers patients (DPI et DPP),
- Organisation, coordination, supervision des contrôles relatifs aux activités du pôle

Compétences et qualités requises:
Qualités relationnelles :
- Avoir le sens de l'organisation, de l'analyse et de la communication
- Savoir animer une équipe : encadrement de proximité, pilotage, motivation, accompagnement, évaluation, arbitrage

Qualités particulières requises :
- Avoir une bonne maîtrise de l'outil informatique
- Respecter la confidentialité des informations, le secret professionnel et faire preuve de discrétion
- Savoir informer son supérieur hiérarchique
- Loyauté

Etre titulaire d'un diplôme Bac +2 dans le domaine administratif ou managérial
Avoir une expérience significative en secrétariat médical

Primes et reprise d'ancienneté - rémunération CCN 51 - 27 CP + 27 RTT + 11 jours fériés (base temps plein) - CE