Assistante de Gestion H/F

Totem Numerique

Expérience préalable en secrétariat, administration ou gestion administrative souhaitée, notamment dans un environnement utilisant Microsoft Office, Google Workspace et systèmes téléphoniques multi-lignes
Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément avec rigueur
Bonne maîtrise de l'entrée de données (data entry) et du classement (filing)
Sens du service client et bonnes qualités relationnelles pour accueillir efficacement les interlocuteur(trice)s internes comme externes
Capacité à travailler en autonomie tout en étant force de proposition au sein d'une équipe dynamique
Maîtrise des outils bureautiques, notamment Office management, ainsi que des compétences en gestion administrative générale

- Niveau correct en Anglais indispensable
- Parfaite maîtrise du français
- Maîtrise des outils bureautiques, des ERP (ex. Dolibarr)
- Bonne connaissance du Mac
- Temps de travail : 30h / semaine
- Expérience indispensable dans un environnement TPE, minimum 10 ans à ce poste
- Facturation, relevés, suivi des règlements
- Relances, Préparation des dossiers de recouvrement
- Suivi Comptabilité générale, clients, fournisseurs, États de rapprochement
- Trésorerie, banques, suivi financier-plan de trésorerie, affacturage
- Suivi dossiers TVA, caisse de retraite, URSSAF
- Préparation des éléments de la paie, absences, congés et récupération, remboursements de frais
- Gestion du personnel, suivi contrats de travail, médecine du travail
- Gestion courante l'entreprise (gestion des déplacements, etc.) y compris recrutements
- Contrôle de gestion
- Gestion administrative des noms de domaines, des hébergements et des prestations récurrentes avec nos partenaires (Gandi, Scaleway, OVH, etc.)
- Relations avec les partenaires administratifs et financiers et sous-traitants
- Relations avec les prestataires externes (gestion téléphonie, ménage, etc.)
- Secrétariat, standard (2 lignes, 6 postes) en collaboration avec une solution externalisée
- Tableaux de bord de suivi de la santé de l'entreprise
- Gestion administrative des dossiers de candidature aux marchés publics