Assistant Technique H/F

Association de Prevention D'aides et de

Dans le cadre de son organisation et du développement de ses activités, notre structure recherche un(e) Assistant(e) Technique. Véritable relais entre les équipes de terrain, la direction et le siège social, vous assurez le bon fonctionnement administratif, l'intégralité de l'accueil du site et participez activement au suivi des activités opérationnelles.
Missions principales

Accueil et coordination administrative

- Assurer l'accueil physique et téléphonique de la structure.
- Être le principal interlocuteur entre l'antenne et le siège social.
- Assurer la gestion administrative courante (courriers, e-mails, classement, suivi de dossiers).
- Scanner et intégrer les documents administratifs (PEC, devis, DIPEC, plans, etc.) dans le logiciel de gestion.
- Réaliser diverses démarches administratives, notamment en cas de décès d'un bénéficiaire.
Missions en collaboration avec la direction
- Participer aux projets de communication, de qualité, de développement.

Gestion administrative du personnel

- Collecter les éléments variables de paie.
- Recevoir les salariés pour la signature des contrats de travail et des dossiers d'embauche.
- Accueillir les salariés en fin de contrat pour la signature des documents de sortie.
- Assurer le suivi des visites médicales et des vaccinations recommandées.
- Centraliser les demandes de congés des salariés afin d'accompagner les responsables de secteur dans l'organisation des plannings.

Gestion du matériel et des équipements

- Assurer le suivi des équipements de protection individuelle (EPI) pour leur remise et leur restitution.
- Gérer les stocks de fournitures et de tenues professionnelles : suivi des stocks, commandes et achats.
- Assurer le suivi des prêts de matériel (jeux, matériel médical, etc.).
- Assurer le suivi des prêts et de l'utilisation des véhicules.
- Gérer la flotte téléphonique du site, notamment :
o gestion et suivi des téléphones professionnels ;
o formation des nouveaux arrivants à leur utilisation.

Gestion financière et facturation

- Effectuer les remises de chèques.
- Participer à la facturation et assurer les relances en cas d'impayés.
- Solliciter et comparer des devis auprès de partenaires extérieurs.

Soutien aux responsables de secteur

- Envoyer les plannings mensuels aux bénéficiaires et aux salariés.
- Informer les salariés et les bénéficiaires en cas de remplacement.
- Refaire les cahiers de liaison ou les tags si nécessaire.
- Passer certains appels administratifs ou organisationnels en soutien aux responsables de secteur.
- Assurer le suivi des hospitalisations lorsque l'équipe n'est pas complète.
Organisation logistique
- Organiser certaines réservations (par exemple restaurants lors de formations ou réunions).
- Assurer le suivi logistique de certains équipements ou installations du site.
Gestion des sinistres
- Déclarer les sinistres auprès des assurances (casse, dégradations matérielles, etc.).
- Assurer le suivi administratif des dossiers de sinistre.
- Transmettre les documents nécessaires et assurer la liaison avec les assurances jusqu'à la résolution du dossier.
Responsabilités
- Garantir la fiabilité et la mise à jour des informations administratives et opérationnelles.
- Assurer une communication fluide entre la direction, le siège social et les équipes de terrain.
- Veiller à la bonne gestion des ressources matérielles (équipements, véhicules, téléphones, fournitures).
- Contribuer à la qualité du service rendu aux bénéficiaires et au bon fonctionnement global de la structure.

Profil recherché

- Formation Bac +2 en gestion administrative, assistanat ou équivalent.
- Expérience souhaitée dans un poste administratif polyvalent.
- Excellentes capacités d'organisation et de gestion des priorités.
- Aisance relationnelle et sens du service.
- Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion.
- Discrétion impeccable, rigueur et autonomie.