Assistant de Direction H/F

Université de Caen Basse-Normandie

Au coeur du fonctionnement de l'UFR LVE, vous assurez un rôle clé de coordination, d'organisation et de communication auprès de la direction, des équipes et des partenaires.

A ce titre, vous serez en charge de :

Assurer le secrétariat de direction :

Assurer le secrétariat du Directeur, des Directeurs adjoints et de la Directrice administrative
Organiser le Conseil d'UFR : préparation et envoi des convocations, diffusion des documents, rédaction des bulletins de décisions et mise en forme des procès-verbaux de délibération
Gérer le courrier, l'accueil physique et téléphonique ainsi que l'adresse mail de la direction
Diffuser les informations institutionnelles auprès des départements (circulaires, notes, informations)
Planifier les réunions et gérer les plannings des salles
Assurer les relations avec les partenaires extérieurs (intervenants professionnels, partenaires internationaux)
Contribuer à l'organisation des élections au Conseil d'UFR

Suivre des dossiers transversaux :

Assurer le suivi et la mise à jour des jurys et commissions de sélection
Faire le lien entre la DRH et les personnels enseignants et administratifs (arrêtés, autorisations de cumul, etc.)
Gérer les emplois étudiants via l'application dédiée (OSE)
Contribuer à la gestion administrative des personnels permanents et ponctuels
Procéder à l'installation des enseignants et professeurs invités et à la centralisation des dispositifs d'accompagnements.

Participer à la communication et à la vie de l'UFR :

Mettre à jour le site internet de l'UFR en lien avec le référent pédagogique
Assurer le rôle de référent communication pour l'UFR
Créer et gérer un espace documentaire partagé pour les documents internes
Contribuer à l'organisation des événements institutionnels (Journée portes ouvertes, salon étudiant, journée du lycéen, remise des diplômes)

Contribuer à la logistique et au bon fonctionnement du service :

Assurer l'approvisionnement en papier des copieurs
Réceptionner les prestations traiteur lors des événements
Réserver et préparer les salles de réunion et de conseil
Gérer les clés et badges d'accès au campus 1 et aux salles du bâtiment MLI
Centraliser les demandes d'intervention auprès du service logistique
Etre le référent archive et prévention de l'UFR