Agent·e Administratif·ve Accueil Secrétariat H/F

Leo Lagrange Animation

Missions

Assurer les fonctions d'accueil au siège de la Mission Périscolaire Nantaise, sous l'autorité de la Direction Adjointe.
Dans un objectif de qualité de la fonction accueil, la mission principale est d'assurer :

Les activités liées à l'accueil physique, téléphonique, l'orientation des personnes et au premier traitement des informations reçues à l'accueil par oral, par téléphone ou par courriel ;
Les tâches administratives de secrétariat en appui des fonctions support.

Description

Assurer l'accueil de la mission périscolaire :
Pour l'accueil physique, assurer :
L'orientation et information première des visiteurs.
Le suivi des personnes présentes dans les bureaux de la mission
périscolaire.
Le rôle de chargé.e d'évacuation en cas de sécurité incendie
Pour l'accueil téléphonique :
Répondre au téléphone, dans un contexte de volumes élevés d'appels internes sur certains créneaux horaires (affections des animateurs volants).
Lors du service du matin, traiter les situations d'absence de dernière minute et procède aux ajustements nécessaires des affectations des animateurs.trices volants.es.
Pour l'accueil informatique :
Assurer le premier niveau de traitement et d'orientation des messages électroniques, en particulier l'enregistrement des informations et justificatifs liés aux absences.
Assurer des tâches administratives et de secrétariat de manière régulière et à la demande des fonctions support, telles que :
Numériser et enregistrer des courriers et documents entrants
Recueillir et traiter les informations auprès des salariés, en particulier l'enregistrement des absences
Enregistrer les déclarations d'incident, d'accident
Gérer les arrivées et départs de courrier
Mettre à jour les plannings de réservation (salles de réunion, voiture de service)
Commander, ranger et suivre les stocks (fourniture administratives, convivialités, pharmacies .)
Recenser et commander les repas auprès des fournisseurs dédiés
Assurer le lien avec les sociétés de maintenance
Assure l'affichage obligatoire en version physique et numérique

Le déploiement de l'activité s'effectue dans le respect des procédures prédéfinies et contribue à l'amélioration des outils et processus dans lesquels l'agent.e est impliqué.e.
Ces taches peuvent être complétées par de nouvelles demandes, arbitrées par le référent hiérarchique selon le plan de charge de l'agent.e.

Profil recherché
Connaissance du fonctionnement général des accueils périscolaires
Bonne maîtrise de la gestion d'appels téléphoniques en volume élevé et en multi-appels
Pratique courante des outils bureautiques (suite Microsoft Office)
Excellent relationnel
Qualité de discrétion pour l'accueil physique et téléphonique
Capacité d'initiative et de réactivité
Capacité d'adaptation
Grande fiabilité dans le traitement et la transmission des informations

Qualifications

Niveau Bac +2 apprécié mais non impératif

Conditions du poste

Type de contrat : CDI à pourvoir dès que possible

Temps de travail : 35h /semaine

Semaines scolaires :
lundi, mardi, jeudi et vendredi : de 6h50 à 12h05 puis de 14h à 16h00
mercredi de 06h50 à 11h puis 11h45 à 13h15
Semaines vacances scolaires : du lundi au vendredi de 8h45 à 12h30 puis de 14h00 à 17h15

Classification / Rémunération : Groupe C, indice 285 de la Convention Collective Nationale ECLAT (24500€ brut annuel) + possibilité de reconstitution de carrière