Responsable Administratif et Financier - IA Automatisation & Opération H/F

Poste clé au coeur de la direction.
Objectif : remettre de l'ordre, sécuriser l'exécution, protéger le temps du CEO et fiabiliser les sujets admin, finance, RH et opérations.

Pourquoi ce poste existe
Trustt cherche un vrai bras droit opérationnel capable de reprendre des sujets critiques, d'élever le niveau d'organisation de l'entreprise et de faire gagner un temps massif au CEO.

Le besoin n'est pas théorique. Il porte déjà sur des sujets concrets : dette, URSSAF, dossiers sensibles, clôture comptable, paie, contrats, relances, suivi administratif, coordination de prestataires et structuration des priorités.

Ce poste n'est pas un poste d'assistanat classique.
C'est un poste pour quelqu'un qui sait prendre un environnement dense, parfois fragmenté, et le transformer en machine de travail claire, fiable et efficace.

La mission du poste
Construire un socle administratif, financier et opérationnel solide pour permettre au CEO de se concentrer sur les décisions, la vente, le produit et la trajectoire de l'entreprise.

Les 5 résultats attendus à 12 mois

- Les sujets admin, finance et RH sensibles sont suivis sans angle mort.
- Les échéances critiques et dossiers complexes sont sous contrôle.
- Le CEO dispose d'un système simple et fiable de priorisation, suivi et relance.
- Les flux récurrents de facturation, relance, paie, contrats et documentation sont mieux structurés et plus fluides.
- 10 à 20 gains de temps concrets ont été créés grâce à de meilleurs outils, routines et automatisations.

Le rôle

Tu travailles en direct avec le CEO.
Tu prends la responsabilité d'un périmètre large, très opérationnel, avec un haut niveau de confiance et d'autonomie.

- 1. Finance administrative et sujets sensibles

Suivre les échéanciers, dettes, relances et dossiers de trésorerie.

Piloter les échanges avec le cabinet comptable, les organismes, la banque, les avocats et prestataires.

Préparer, consolider et fiabiliser les éléments utiles à la clôture et au suivi financier.

Tenir à jour les tableaux de suivi critiques.

Sécuriser les sujets où un oubli, un retard ou un manque de rigueur coûte immédiatement de l'argent ou du temps dirigeant.

- 2. RH admin et paie

Gérer et fiabiliser les contrats, documents RH, onboarding, offboarding et sujets salariés.

Coordonner PayFit et les régularisations nécessaires.

Préparer les éléments pour les soldes de tout compte, avenants, pièces manquantes et formalités.

Structurer les process RH admin pour réduire les frictions et les erreurs.

- 3. Exécution de direction

Préparer les réunions, briefs, notes, suivis et relances.

Transformer des échanges dispersés en plan d'action clair.

Faire émerger les bonnes priorités et les bons arbitrages.

Centraliser les informations utiles à la décision.

Faire avancer les sujets sans attendre qu'on te relance.

- 4. IA, automatisation et productivité

Utiliser Claude, GPT, MCP, Google Sheets et autres outils comparables pour gagner du temps réel.

Concevoir des routines, templates, checklists, dashboards et mini-workflows.

Automatiser ce qui peut l'être sans dégrader la qualité.

Préparer des synthèses fiables à partir d'informations éparses.

Vérifier les sources, limiter les erreurs et garder un haut niveau de rigueur.

Ce que tu feras dans les 90 premiers jours :

- Reprendre les dossiers critiques admin, finance et RH en cours.
- Cartographier les priorités et zones de risque.
- Mettre en place un système simple de suivi CEO.
- Remettre sous contrôle les sujets de relance, échéancier, paie, contrats et coordination sensible.
- Proposer puis déployer 5 à 10 gains de temps immédiats via outils et automatisations.