Responsable Administration des Ventes H/F

Flatsy

Descriptif du poste

Dans le cadre de notre croissance et notre structuration, nous créons un poste d'Administration des Ventes, rattaché directement au Chief of Staff, Antoine, et intégré au pôle Clients.

Véritable pilier de notre organisation, tu seras garant(e) de la fiabilité de notre facturation, de la sécurisation de notre cash-flow et de la fluidité de nos processus administratifs et financiers.

Ce poste clé combine rigueur opérationnelle, vision transverse et capacité d'amélioration continue.

Tes missions

Administration des Ventes & Facturation

1 Pilotage du processus de facturation

De la réception et vérification des bons de commande à l'envoi des factures, en passant par l'enregistrement structuré et le suivi jusqu'au paiement.

Tu ne fais pas qu'exécuter : tu identifies les axes d'amélioration et proposes des optimisations pour gagner en efficacité.

- Préparation de la facturation
- Validation des factures et de leurs justificatifs associés
- Émission et envoi des factures clients
- Gestion des bons de commande
- Mise à jour de notre CRM (Hubspot) et notre plateforme
- Gestion des avoirs, des remises et des cas exceptionnels
- Réconciliation mensuelle du chiffre d'affaires entre les dashboards et la facturation réelle (détection et correction des écarts) avec les experts comptables

2 Cash-flow & Recouvrement

- Suivi des règlements
- Suivi des échéances
- Relances clients avec diplomatie et fermeté (téléphone, mails,...)
- Gestion des litiges de facturation
- Sécurisation de la trésorerie

Logiciels et outils

- Stripe
- Maîtrise d'Excel/Google Sheet
- Canaux de communication (Slack, Gmail, etc.)
- Outil BI : Metabase

- Formation en gestion, finance ou comptabilité
- Expérience en administration des ventes, finance ou comptabilité
- Rigueur extrême et sens du détail
- Aisance relationnelle (échanges clients et équipes internes)
- Autonomie, sens des priorités et esprit d'amélioration continue
- Appétence pour les environnements dynamiques et en structuration

Lancée en 2017, Flatsy est la première plateforme dédiée à la gestion des visites immobilières et depuis le 1er Juin 2023 propose également la réalisation des états des lieux pour le compte de professionnels de l'immobilier

Son offre inclut une suite logicielle allant de la prise de RDV automatique en ligne à la captation des dossiers des candidats, en passant par la mise à disposition d'une plateforme digitale de suivi de la commercialisation

Dès lors, les ambitions 2024 sont légitimement décuplées.

Plus concrètement, c'est l'histoire de plus de 30 collaborateurs dont l'ambition est de révolutionner le métier d'agent immobilier en fluidifiant significativement le parcours des candidats et en améliorant l'efficacité des professionnels.
Leur objectif est de fluidifier le parcours du visiteur et d'améliorer l'efficacité des professionnels

- Rejoindre Flatsy c'est intégrer une équipe soudée et sur-motivée qui avance ensemble,
- C'est intégrer un onboarding aux petits oignons : formations communes pour découvrir toutes les équipes, faites sur mesures, des shadowings et de l'accompagnement personnalisé,
- C'est rejoindre une entreprise ou la montée en compétence et l'épanouissement quotidien est au centre de la politique RH,
- C'est rejoindre des équipes autonomes où chacun des collaborateurs à un fort impact sur le business,
- C'est rejoindre des projets transverses où toutes les équipes travaillent main dans la main pour trouver de solutions adaptées à tous les enjeux,
- Mais aussi rejoindre des personnes qui aiment passer du temps ensemble pour se détendre et apprendre à mieux se connaître #restandwork