Assistant de Gestion - Assistant d'Agence H/F Adsearch

EN BREF : ASSISTANT DE GESTION/ ASSISTANT D'AGENCE (H/F) - BUREAU D'ÉTUDES- PÉRIPHÉRIE DE BORDEAUX / CDI / 30/35K€

La division Assistanat de notre bureau de Bordeaux recherche pour son partenaire, un acteur majeur dans son domaine d'expertise un ASSISTANT DE GESTION / ASSISTANT D' AGENCE H/F

Implantée sur plusieurs sites en France, cette structure à taille humaine se distingue par :

- une expertise forte en maîtrise d'oeuvre

- une culture projet exigeante mais bienveillante,

- un esprit PME favorisant la proximité, l'autonomie et la montée en compétences.

Vos missions :

Rattaché(e) à la RAF, vos missions en tant qu'assistant de gestion/ assistant d'agence sont :

Facturation (60% du poste) :

- Gestion complète de la facturation de A à Z (60-70 factures/mois) avec différents modes opératoires selon les clients

- Utilisation du logiciel OOTI (outil spécialisé cabinet d'architecture) pour générer les factures

- Vérification de cohérence des factures, gestion des pièces justificatives

- Envoi via différents canaux : plateforme Chorus, courrier, mail

- Suivi des paiements et relances clients

- Rapprochement bancaire

Gestion administrative et contractuelle :

- Gestion des bons de commandes, contrats, ordres de service

- Suivi des missions et dossiers clients

- Gestion des mails avec priorisation et classement

Moyens généraux :

- Commande de fournitures, gestion des achats courants

- Gestion du parc automobile (suivi, contrôles techniques)

- Relations avec la copropriété, maintenance des locaux

Accueil et standard :

- Accueil physique et téléphonique

- Réception des visiteurs (peu de flux), facteurs, fournisseurs ...

Déplacements et événementiel :

- Organisation des déplacements (réservations hôtels, coordination avec agence de voyage)

- Organisation d'événements (séminaires, anniversaires société)

Support RH :

- Administration du personnel (visites médicales, tickets restaurant)

- Compilation des données RH via SIRH