Assistant·e de Direction - Services Techniques H/F

Mairie

La Ville d'Allonnes RECRUTE UN(e) ASSISTANT(E) DE DIRECTION
- Services Techniques
- Temps complet
Sous l'autorité du Directeur des Services Techniques, vous assurez le rôle central dans la coordination, la circulation de l'information et la gestion des priorités au sein de la Direction.
Rattaché aux espaces verts et ateliers, vous serez chargé d'assister les responsables dans les missions administratives, du suivi des activités quotidiennes et de l'accueil du public.

Missions :
Accueil et gestion du standard des Services Techniques
Assurer la réception et le traitement des appels téléphoniques
Apporter une réponse de premier niveau aux usagers
Prendre note des demandes et les transmettre aux services compétents
Collaborer avec les assistantes de la Direction Générale, du Cabinet du Maire, des directions et des élus

Secrétariat et gestion administrative
Rédiger, mettre en forme et relire courriers, notes, rapports, délibérations et comptes rendus
Gérer le circuit des parapheurs (visas, signatures, envoi aux destinataires)
Assurer le suivi de dossiers transversaux à la demande du Directeur
Gérer et optimiser l'agenda (organisation des rendez-vous et réunions)
Préparer les dossiers nécessaires aux réunions (synthèses, ordres du jour.)
Assurer le classement et l'archivage des documents

Suivi des instances municipales
Préparer les dossiers pour les commissions, bureaux municipaux et conseils municipaux
Rédiger les rapports d'information et projets de délibération
Assurer le suivi des décisions

Gestion foncière
Assurer le suivi administratif des procédures foncières (cessions et acquisitions)
Traiter les dossiers liés aux équipements publics nécessitant une intervention foncière
Assurer la gestion de la dénomination des voies
Suivre les procédures de régularisation foncière avec l'appui du service juridique
Instruire les dossiers relatifs aux lotissements communaux

Suivi des contrats et arrêtés
Assurer le suivi des contrats d'assurance, d'entretien et de maintenance
Veiller aux échéances de renouvellement (gaz, électricité, extincteurs, portes automatiques, légionnelle.)
Rédiger et diffuser les arrêtés de travaux

Gestion logistique
Assurer la gestion administrative des prêts de véhicules
Gérer les prêts de matériel aux services, associations et usagers

Coordination des demandes d'intervention
Suivre les demandes d'intervention auprès des espaces verts et des ateliers
Participer aux réunions de coordination hebdomadaires
Rédiger et diffuser les comptes rendus

Missions complémentaires
Travail en binôme avec l'agent en charge de l'urbanisme, de la logistique et des jardins familiaux
Remplacement ponctuel de cet agent lors de ses absences

Profil recherché :
Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales.
Excellentes qualités rédactionnelles et maîtrise des outils bureautiques (Pack Office).
Sens de l'organisation, rigueur et capacité à gérer les priorités.
Aisance relationnelle et sens du service public.
Expérience confirmée d'assistant(e) de direction appréciée

Contraintes liées au poste
Horaires réguliers avec possibles pics d'activité
Participation occasionnelle à des réunions en dehors des horaires habituels
Continuité du secrétariat de direction à assurer avec l'assistante de direction en poste
Organisation coordonnée des absences (congés, formations)

Avantages :
Contrat de prévoyance, participation employeur au contrat de mutuelle santé, restauration collective au tarif de 4,60€, adhésion au CNAS, forfait mobilité durable, participation employeur de 75% aux frais de transport en commun.