Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F

France Travail

L'assistante administrative joue un rôle clé dans le bon fonctionnement quotidien d'OrthoMaster.
Elle assure la gestion administrative, le suivi des dossiers, devis et factures, la coordination interne et le support opérationnel, afin de permettre à l'équipe de se concentrer sur le développement stratégique et commercial.

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Missions principales

1 Gestion administrative courante
- Gestion et suivi des documents administratifs
- Suivi, classement et mise à jour des dossiers (notamment dossiers de formation)
- Rédaction et mise en forme de documents (contrats, conventions, courriers, comptes rendus)
- Suivi des signatures (apprenants, orateurs, partenaires, sociétés savantes)
2 Suivi des partenaires et orateurs
- Suivi administratif des relations avec les orateurs (contrats, autorisations, demandes spécifiques)
- Suivi des partenariats avec les sociétés savantes et institutions
- Coordination des échanges entre les différents interlocuteurs
3 Support financier et facturation
- Aide au suivi de la facturation (clients, partenaires, sponsors)
- Suivi des paiements et relances si nécessaire
- Préparation des éléments pour l'expert-comptable
4 Support organisationnel et opérationnel
- Organisation des agendas, réunions et visios
- Aide à l'organisation logistique des congrès, tournages et événements
- Interface entre les équipes internes (contenu, technique, commercial)
5 Appui aux outils internes
- Utilisation et mise à jour du CRM / ERP
- Suivi des demandes entrantes (emails, formulaires, partenaires)
- Contribution à l'amélioration des process internes

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Profil recherché

Compétences
- Formation administrative / gestion / assistanat
- Excellente organisation et rigueur
- Très bon niveau de français écrit
- À l'aise avec les outils numériques : Google Workspace, CRM (Odoo), outils collaboratifs, LLM IA (ChatGPT, Gemini)
- Capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle
Qualités personnelles
- Autonomie et sens des priorités
- Fiabilité et discrétion
- Bon relationnel et esprit d'équipe
- À l'aise dans un environnement startup en évolution rapide
- Intérêt pour le domaine de la santé apprécié (mais non obligatoire)

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Pourquoi rejoindre OrthoMaster ?

- Projet à fort impact dans le monde de la santé
- Environnement stimulant, bienveillant et en construction
- Forte polyvalence et montée en compétences rapide
- Possibilité d'évolution avec la croissance de la structure
- Flexibilité et autonomie dans l'organisation du travail