Assistante de Direction - Mairie la Valette du Var H/F

Communes

Sous la responsabilité du responsable du service Fêtes Cérémonies et Vie associative, L'agent assure le support administratif, logistique et organisationnel du service.
Son rôle est de fluidifier la gestion des événements et de garantir le respect des procédures administratives, des arrêtés municipaux, des dossiers de sécurité et des dossiers de préfecture.

Secrétariat et gestion administrative
- Accueil et interface : filtrage des appels, gestion du courrier et des courriel et accueil physique des prestataires ou autres
- Gestion de l'agenda : Organisation des rendez vous du responsable, des réunions de coordination, prise de note et rédaction des comptes rendus
- Suivi des dossiers : Préparation des parafeurs, relecture des courrier officiels et archivage des documents du service.
2- Suivi budgétaire et comptable
- Engagement des dépenses : création de bons de commande sur le logiciel de gestion de la collectivité
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- Suivi des factures : Vérification du service fait et relance des prestataires si nécessaire
- Tableau de bord : Mise à jour du suivi budgétaire par événement pour éviter les dépassements
3- Soutien logistique aux événements
- Gestion des prestataires : demande de devis, suivi des contrats de location, de cession et de bénévolat
- Démarches réglementaires : préparation des arrêtés municipaux, des dossiers de sécurité et des déclarations préfectures
- Protocole : commande de gerbes, positionnement des agents, gestion des buffets
4- Cadre juridique
- Elaboration des avis de publicité pour tous les événements de la ville
5- Commande publique
- Soutien à l'élaboration des marchés du service

ACTIVITES GENERALES DU POSTE :
Gestion administrative du service
Gestion de l'information
Planification et suivi
Gestion des évènements