Chargé d'Accueil - Assistant H/F

la Maison pour Tous, Societe Anonyme Coo

Dans le cadre d'un remplacement congé maternité, nous sommes à la recherche d'un Chargé d'accueil - Assistant (H/F) au sein de notre agence de Champagnole.

Le Chargé d'accueil - Assistant (agence ou siège) (H/F) est le premier interlocuteur au sein de l'organisme. Il participe à promouvoir l'image de La Maison Pour Tous en apportant un premier niveau de réponses et / ou en orientant le client vers les services compétents.

L'accueil est une des clés de la qualité de service apportée au quotidien pour la satisfaction de la clientèle.

Activités :

- Accueillir, informer et orienter les visiteurs de l'organisme (physique et téléphonique)
- Prendre en charge et alerter en cas d'incidents survenant à l'accueil
- Centraliser, enregistrer et transmettre toutes les demandes nécessitant une intervention et / ou une réponse de l'organisme :

Volet commercial : premier niveau d'information sur les demandes de logements et les impayés

Volet technique : création d'affaires dans le logiciel ARAVIS, suivi des OS contrats, premier niveau d'information sur les réclamations techniques, relances des fournisseurs, suivi des commandes non soldées

- Réceptionner et requalifier les affaires saisies par les locataires par le biais de l'agence virtuelle
- Assister le client dans certaines opérations administratives et rédactionnelles
- Effectuer des encaissements non numéraires et la saisie des éléments variables de facturation
- Organiser et actualiser la documentation en libre-service
- Assurer un appui administratif à l'agence (rédaction de courrier, prise de RDV, support de communication, .)

Connaissances professionnelles spécifiques
Compétences clés :

- Connaître les normes et procédures liées à son domaine d'activité
- Identifier, traiter une demande client
- Maitriser les outils bureautiques et métiers
- Maitriser la rédaction de courriers professionnels

Aptitudes requises :

- Sens de l'organisation et rigueur
- Devoir de réserve et de confidentialité
- Ecoute et analyse
- Esprit d'équipe
- Sens de la relation client
- Autonomie
- Aisance relationnelle écrite et orale
- Capacité d'écoute distanciée et empathie
- Capacité à rester calme (même dans les situations complexes)

Profil :

Bac ou Bac PRO dans le domaine du secrétariat / administratif
Expérience souhaitée
Le permis B (boite manuelle) est obligatoire, déplacements à prévoir dans le cadre des missions / formations internes.
Temps plein, CDD remplacement congé maternité