Assistant Administratif H/F

Axe Energies

Vous missions seront les suivantes :

Administratif :
- Gestion du standard en renfort du SAV
- Effectuer le tri, la distribution et le traitement du courrier
- Gérer et suivre les messages électroniques
- Saisir et mettre en forme les courriers, transmission et classement des copies
- Traiter et enregistrer les marchés réceptionnés
- Travailler en coordination avec les commerciaux et les équipes techniques
- Gestion et suivi du parc matériel bureautique et du matériel courant de la société
- Faire réaliser le contrôle annuel des installations électriques de la société
- Suivre la maintenance des véhicules des équipes techniques (contrôle technique, révision, réparations, déclarations assurance)
- Constituer les demandes de subventions des clients (ma prime rénov, EDF) et vérification
- Classement et archivage des documents

Comptabilité :
- Facturation des interventions clients et chantiers
- Constitution des dossiers clients (PV de réception, contrat d'entretien, déclaration de référence, etc.)
- Réaliser et enregistrer les remises chèques
- Vérification et nettoyage des comptes comptable
- Réaliser les virements fournisseurs et salaires
- Transmission des éléments de paies au cabinet comptable
- Vérification et classements des factures et fiches de salaire
- Transmission des CV et prise de RDV en cas de besoin de personnel
- Relance des clients pour factures impayées (téléphone, e-mail, courrier simple et avec RAR)
- Saisie et classement des notes de frais
- Transmission des éléments au cabinet comptable (factures, relevés bancaires, etc)

Technique :
- Mettre à jour tous les contrats de maintenances (nouvelle tarification à transmettre tous les ans)
- Organiser et tenir à jour les plannings des chantiers
- Suivre les étapes des chantiers avec les équipes techniques et les conducteurs de travaux
- Transmettre les commandes aux fournisseurs et définir les dates de livraisons
- Suivre la disponibilité du matériel commandé
- Suivre le contrôle de l'outillage frigorifique (vérification annuelle)
- Suivre les BSD des dépanneurs et gestion des bouteilles de fluide
- Réaliser la déclaration annuelle des mouvements des fluides de la société
- Suivre le contrôle des échelles et des trousses de secours des équipes techniques (vérification annuelle)
- Réceptionner et identifier les livraisons
- Préparer le matériel pour chaque chantier
- Gérer/organiser/ranger le dépôt
- Suivre le stock et réaliser l'approvisionnement régulier
- Créer les chantiers (Interfast, dossiers papiers)
- Créer les dossiers chantiers pour les équipes techniques
- Suivi du SAV des chantiers

Tâches ponctuelles/renfort SAV :
- Réaliser les prises de rendez-vous du SAV : dépannages, maintenances
- Transmettre les demandes de prix (pièces détachées) aux fournisseurs et relances
- Réaliser les devis des interventions et planifier les dépannages avec les clients

Le profil recherché
- Vous avez une expérience de 2 ans minimum dans l'administratif du domaine de la climatisation et de la pompe à chaleur.
- Vous avez une capacité à gérer plusieurs tâches simultanément ;
- Vous faites preuve d'organisation et de rigueur administrative ;
- Vous avez une aptitude à gérer les appels avec calme, méthode et professionnalisme ;
- Vous possédez des qualités relationnelles, d'écoute, de courtoisie ;
- Vous êtes réactif(ve), ponctuel(le) et savez faire preuve de confidentialité.

Infos complémentaires
- Type d'emploi : CDI
- Date de début : Dès que possible,
- Temps de travail : possibilité à plein temps ou à mi-temps
- Rémunération : Selon profil
- Avantages : intéressement