Assistant - Assistante de Gestion Administrative et d'Accueil - Commune d'Yzeure H/F

Communes

Missions principales exercées sous l'autorité du responsable hiérarchique

Secrétariat du pôle administratif de la direction de l'Enfance :
Etablir les contrats d'accueil de l'Escalette, le p'tit monde d'Yzatis, la Coquinette et la crèche familiale.
Assurer le secrétariat et gérer le courrier de la petite enfance.
Recueillir les données pour l'établissement des factures.
Elaborer les factures des structures de la petite enfance.
Préparer la commission de préinscription en répertoriant les demandes et finaliser en préparant les courriers aux parents suite à la commission.
Suite à la commission, finaliser les dossiers administratifs sur le logiciel et affecter chaque enfant à sa structure d'accueil.
Accueillir le public, renseigner les familles, remettre les dossiers de pré-inscription.
Traiter les dossiers d'entrée des enfants et les saisir sur le logiciel.
Faire la commande de fournitures bureautiques. Centraliser les commandes pour toutes les structures, assurer l'engagement des dépenses.
Pour la crèche familiale, élaboration des feuilles de présence chaque mois et du planning mensuel.
Tenir la régie d'avance.
Travailler en étroite collaboration avec la directrice de l'enfance (dossiers, courriers...)
Participer à l'élaboration des dossiers demandés par la CAF et la MSA en collaboration avec la directrice de l'enfance.
Collaborer avec chaque responsable de structure pour le traitement des factures concernant le matériel.
Participer à des réunions et établir les comptes rendus.
Participer à la vie de la direction (manifestations, réunions, etc).
Assurer le lien avec les différents partenaires et services internes.
Travailler régulièrement avec les autres agents du pôle administratif de la direction de l'Enfance.

Autres missions éventuelles exercées sous l'autorité de responsable(s) fonctionnel(s) à préciser
Ponctuellement, comme tout agent de la collectivité, l'agent pourra être sollicité pour participer à des actions transversales mises en oeuvre au sein de la collectivité

Conditions d'exercice
Personnel encadré : néant
Moyens mis à disposition : équipement bureautique, téléphonique et informatique, véhicule de service, moyens financiers
Contraintes de gestion du temps : participation occasionnelle à des réunions en soirée en dehors des horaires de travail
Cycle de travail et horaires : 37,5 heures réparties sur 5 jours
Astreintes : non
Efforts physiques (nature) : non
Déplacements (fréquence) : occasionnels et principalement internes à la commune
Travail sur écran (durée) : 80% du temps
Utilisation du véhicule personnel : oui en cas de non-disponibilité d'un véhicule de service
Accueil de public : oui
Régisseur : oui
NBI : 15 points (régisseur d'avances)
Poste télétravaillable : non