Assistant - Assistante de Gestion d'Entreprise H/F

Société AVEC

Au sein d'une entreprise spécialisée dans la collecte et le traitement des eaux usées, vous serez chargé(e) d'intervenir en qualité d'assistant de gestion d'entreprise H/F.

Finalité du poste :

Assurer, en autonomie et avec rigueur, la gestion administrative, comptable, sociale et financière courante de la structure. Être un appui fiable à la direction dans l'organisation, le suivi, l'anticipation et le contrôle des activités internes (Gestion clients, fournisseurs, RH, trésorerie), afin de garantir une continuité de service fluide, conforme et efficiente.

Missions principales :

1 - Secrétariat général :
- Accueil téléphonique : Filtrer, orienter et renseigner les appels entrants
- Accueil physique : assurer une première interface professionnelle avec les visiteurs

2 - Comptabilité générale :
- Saisie comptable complète (clients, fournisseurs, banques, OD, .) sur logiciel Quadra.
- Transmission au cabinet comptable des pièces nécessaires à l'établissement des bilans et déclarations.
- Suivi du chiffre d'affaires et des encours clients à travers des tableaux de bord dynamiques.

3- Facturation client
- Collecte et suivi des devis signés et accords clients
- Demande de suivi des acomptes
- Vérification des documents de retour d'intervention (fiche chauffeur, attestations)
- Constitution et archivage complet du dossier client
- Elaboration et émission des factures, y compris ajustements post-intervention
- Envoi des factures (mailing standardisé) et relances clients niveau 2
- Mise à jour de la base de données produits et services vendus

4 - Achats & fournisseurs :
- Mise à jour du suivi fournisseurs (historique tarifs).
- Contrôle des factures fournisseurs, émission des règlements

5 - Gestion des stocks :
- Suivi des niveaux de stock, anticipation des ruptures
- Préparation et saisie des inventaires
- Organisation des inventaires périodiques, contrôles aléatoires

6 - Gestion social / Paie :
- Suivi quotidien du temps de travail à partir des feuilles de route des chauffeurs
- Préparation des éléments variables de paie pour transmission au cabinet comptable ;
- Gestion des absences, congés et mise à jour des plannings.

7 - Reporting & contrôle de gestion
- Elaboration de prévisionnels d'activité (6 mois, 1 an).
- Suivi de la trésorerie, amortissements, balances, statistiques, par entité.
- Compilation, analyse et mise en forme des indicateurs pour aide à la décision

Compétences requises :
- Maîtrise des fondamentaux comptables et des outils bureautiques (Excel, Logiciels métiers).
- Connaissance des bases de la gestion sociale (temps de travail, variables de paie).
- Utilisation d'un ERP ou logiciel comptable (type QUADRA)
- Connaissance en gestion administrative et facturation

Savoir-faire :
- Planifier, organiser et prioriser ses tâches
- Tenir à jour un agenda rigoureux et respecter les délais
- Savoir compiler, synthétiser et analyser des données chiffrées
- Rédiger des documents clairs et structurés

Savoir-être :
- Autonomie, sens de l'initiative et esprit d'analyse
- Rigueur, fiabilité et respect de la confidentialité
- Capacité à gérer les imprévus et à prioriser les urgences
- Sens relationnel, diplomatie et bonne communication.

Profil recherché :
- Bac +2 minimum en gestion, comptabilité, assistanat PME/PME ou équivalent
- Expérience significative en TPE/PME, en gestion polyvalente
- Capacité à collaborer avec des profils techniques et des prestataires externes (cabinet comptable, etc)