Gestionnaire Instructeur Administratif Ive Mutualisé Service Musées et Aep H/F

Service Public

Au sein des services des Musées de France (60%) et AEP (40%), vous assurerez assistance, appui administratif et secrétariat pour les conseillers musées et AEP.

Descriptif des missions:

Gestion administrative et logistique du service :

- accueil téléphonique, prise de rendez-vous, planification de l'agenda;

- information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes;

- soutien logistique pour l'instruction des dossiers / gestion du service (dont secrétariat complet et classement des dossiers, documentation et archivage);

- aides à l'organisation du travail des conseillers (ordres de missions et états de frais);

- réception et traitement des dossiers reçus dans le cadre des labels (Maison des Illustres, Architecture Contemporaine Remarquable, Jardin Remarquable);

- mise en forme et valorisation des supports écrits, rédaction de courriers courants;

- suivi du courrier, archivage des dossiers des services musées et architecture et espaces protégés (papier et numérique);

Suivi budgétaire :

- gestion de la procédure d'appel à projets musées et architecture. Réalisation de la programmation budgétaire, sous la responsabilité des conseillers musées et AEP (programme 175, 224 et 361) ;

- instruction des dossiers de demande de subventions pour les actions d'inventaire, récolement, restauration, acquisition, numérisation et exposition des musées;

- suivi des vacations des Architectes Conseils de l'État (ACE) (lettres de mission, ordres de mission, états de frais);

- élaboration des tableaux de programmation, transmission définitive à la cellule de coordination financière des pôles et suivi de tableaux d'exploitation budgétaire pour bilans annuels réalisation de tableaux de synthèse ou d'analyses de données/aide au recueil des données (renseignement indicateurs);

Organisation, gestion et suivi des commissions (Acquisition, Restauration, Architecture contemporaine remarquable, Jardins remarquables)

- organisation des commissions plénières (réception, enregistrement des dossiers, ordre du jour);

- mise en oeuvre et suivi des demandes de délégations permanentes ,

- collaboration dans la rédaction et la mise en forme des procès-verbaux;

- organisation, suivi et instruction du Comité Fonds régional d'acquisition des musées (Fram) ;