Assistant de Direction Générale H/F Seqens

Rattaché à la Directrice générale de Seqens, vous l'assistez et l'accompagnez dans ses missions quotidiennes et contribuez au fonctionnement du service. Dans ce cadre, vous intervenez sur différentes missions :

Assistanat de la direction générale :

- Vous gérez et rationalisez l'agenda de la Directrice générale ;

- Vous organisez les déplacements, avec une attention particulière aux aspects logistiques ;

- Vous organisez et préparez les réunions et évènements internes et externes : envoi des convocations et ordres du jour, constitution et suivi des dossiers, envoi des comptes rendus, logistique ;

- Vous participez aux réunions et rédigez des comptes-rendus ;

- Vous préparez des courriers, notes et documents, à la signature de la Directrice générale ;

- Vous assurez le reporting à votre hiérarchie.

Contribution au fonctionnement de la direction générale, en lien étroit avec le Directeur des relations institutionnelles et affaires générales et la direction de la communication :

- Vous traitez le courrier, assurez la traçabilité du courrier entrant/sortant ;

- Vous prenez en charge le classement et l'archivage des documents dans les outils informatiques de l'entreprise (Teams, réseau partagé...) ;

- Vous assurez la mise à jour des bases de données (contacts...) ;

- Vous assurez le suivi du calendrier et alertez la Directrice générale sur les échéances à venir ;

- Vous accompagnez la direction de la communication dans la préparation d'événements internes (séminaires, journées métiers...) ou externes (participation de l'équipe de direction au congrès HLM annuel notamment) ;

- Vous formulez toute proposition visant à améliorer les outils et procédures de travail.

Prise en charge des dossiers spécifiques :

- Vous prenez en charge des dossiers spécifiques (tableaux de bord, élaboration de documents complexes, documents administratifs...) ;

- Vous effectuez des recherches documentaires, analysez et synthétisez les informations ;

- Vous assurez le suivi des dépenses et du budget de la direction générale dans les outils dédiés ainsi que la préparation mensuelle des notes de frais.

Coordination, information :

- Vous assurez l'accueil physique et téléphonique, orientez les personnes et les appels, prenez les messages et traitez les réponses ;

- Vous coordonnez les différents dossiers entre les directions et services, assurez l'interface avec les autres services.

- Afin de faciliter la continuité d'activité, vous travaillez en binôme avec l'assistante de la Secrétaire générale.