Détail du poste
Vos activités principales: Organisation et optimisation du travail de la direction, en lien avec la chefferie de Cabinet.
1. Pilotage stratégique de l'organisation et de la coordination
Optimiser le travail de la direction en alignant les processus sur les objectifs stratégiques de la DDT.
Garantir la fluidité des missions transverses (accueil téléphonique, gestion des commandes, etc.).
Animer et piloter la fonction secrétariat au sein de la DDT, en veillant à l'harmonisation des pratiques et à la montée en compétences des équipes au regard des objectifs de la direction (dématérialisation des processus).
2. Gestion et coordination des instances décisionnelles
Piloter la préparation des réunions stratégiques (comités de direction, groupes de travail) :
- Vérifier les dossiers de travail (notes de synthèse, présentations, documents techniques) en collaboration avec les directeurs et adjoints, et en assurer le respect des délais.
- Garantir la traçabilité et le suivi des décisions, en assurant leur archivage et leur diffusion aux parties prenantes.
- Coordonner les plannings des directeurs et adjoints, en priorisant les rendez-vous stratégiques et en assurant une logistique irréprochable (réservations, convocations, supports).
- Maintenir et actualiser le tableau de suivi des réunions et des décisions, présenté hebdomadairement en comité de direction.
3. Pilotage des flux d'information et de communication
Centraliser et prioriser la gestion de la boîte aux lettres fonctionnelle de la direction :
Assurer le tri, l'orientation et le suivi des messages, en alertant la direction sur les sujets urgents ou sensibles.
Coordonner les réponses aux demandes courantes en lien avec les services concernés.
Assurer le suivi des commandes pour la préfecture et le corps préfectoral, au regard d'un processus rigoureux de traçabilité.
Optimiser les circuits de validation et de transmission des commandes en collaboration avec les chefs de service.
4. Coordination des ressources et des plannings
Assurer le suivi des congés et absences des chefs de service pour garantir la continuité du service public.
Organiser les déplacements des directeurs et adjoints.
Assurer une présence physique continue pour les missions courantes, en coordination avec l'autre assistant(e), et en garantissant la polyvalence et la réactivité des équipes.
5. Contribution à la stratégie transversale et à l'amélioration continue
Participer activement à l'organisation des événements institutionnels et aux groupes de travail internes sur le fonctionnement de la DDT.
Proposer des améliorations sur les processus administratifs et logistiques.
Représenter la direction dans les échanges avec les services internes et externes, en adoptant une posture professionnelle adaptée aux enjeux institutionnels.
Le profil recherché
En résumé
Leadership et capacité à fédérer : Savoir coordonner des équipes pluridisciplinaires et piloter des projets transverses.
Vision stratégique : Comprendre les enjeux de la DDT et anticiper les besoins organisationnels.
Rigueur et sens de l'organisation : Maîtriser les outils de suivi (tableaux de bord, parapheur électronique) et garantir la traçabilité des décisions.
Excellente communication : Aisance relationnelle, rédactionnelle et capacité à adapter son discours aux différents interlocuteurs.
Autonomie et prise d'initiative : Savoir proposer des solutions et arbitrer en l'absence des directeurs.
Savoir-faire techniques
Maîtrise des outils bureautiques et spécifiques :
- LibreOffice (tableurs, traitement de texte), Chorus DT (gestion financière), Casper (gestion des ressources humaines)
- Outils de visio-conférence et de collaboration à distance
Connaissance de l'administration publique :
- Compréhension des processus administratifs et des circuits de décision au sein d'une Direction départementale interministérielle.
- Familiarité avec les enjeux des DDT et les compétences de chaque service.
Savoir-être indispensables
Rigueur et discrétion :
Respect strict des obligations de confidentialité (dossiers sensibles, données personnelles).
Précision dans la rédaction et le suivi des documents.
Organisation, réactivité et anticipation :
Savoir alerter en cas d'urgence ou de blocage.
Anticiper les besoins de la direction pour éviter les retards.
Adaptabilité et polyvalence :
Capacité à s'adapter aux imprévus (ex. : annulation de dernière minute, dossier urgent).
Curiosité pour comprendre les enjeux des dossiers traités.
Capacité à prioriser les tâches et à gérer plusieurs demandes en parallèle.
Communication et diplomatie :
Clarté dans les échanges (écrits et oraux) avec les différents interlocuteurs.
Diplomatie pour gérer les relations avec les services de l'État et les partenaires.
La carte
20 Place Jean Diebold
31300 Toulouse
Publiée le 08/04/2026 - Réf : 2026-2210351
