Les missions du poste
Le/la gestionnaire administratif.ve assure un rôle central dans le fonctionnement du SUAPS. Le poste combine gestion administrative, pilotage opérationnel des outils numériques, suivi pédagogique et appui à la communication.
1. Pilotage et gestion des outils numériques du service
- Le poste comporte une forte dimension informatique. La personne recrutée devra :
- Administrer le serveur d'inscription (paramétrage complet des campagnes, calendriers, activités, niveaux, lieux, méthodes d'inscription).
- Assurer la gestion et le paramétrage des logiciels internes (Apsolu, Celcat, outils de scolarité).
- Structurer et fiabiliser les bases de données (inscriptions, notes, suivi hors site).
- Préparer les clôtures de notes et les exports vers les scolarités.
- Participer à l'optimisation des processus numériques et à l'amélioration continue des procédures.
- Être confirmé.e sur les usages bureautiques avancés (Excel structuré, tableaux de suivi, extraction de données, publipostage, etc.).
Une maîtrise solide des outils numériques est indispensable. Une capacité à comprendre les logiques de paramétrage et d'interconnexion des systèmes est attendue.
2. Suivi pédagogique des Unités d'Enseignement
- Réception et vérification des inscriptions.
- Coordination avec les enseignants pour les listes définitives.
- Contrôle de la saisie des notes et transmission aux secrétariats pédagogiques.
- Interface avec les composantes de l'université.
3. Gestion administrative RH
- Constitution et suivi des dossiers de vacataires et contrats étudiants.
- Vérification des pièces justificatives.
- Transmission des dossiers complets à la responsable administrative.
4. Accueil et relation usagers
- Accueil physique et téléphonique du public.
- Gestion des mails du service.
- Information des étudiants, personnels et partenaires.
5. Communication et événements
- Mise à jour du guide des activités et diffusion et gestion des inscriptions.
- Appui à l'organisation d'événements (village sport, olympiades, cérémonie des sports).
6. Missions complémentaires
- Gestion administrative des licences sportives (FFSU, FFME).
- Suivi des événements.
- Appui ponctuel aux autres gestionnaires en cas de besoin.
Le profil recherché
-Fonctionnement de l'environnement universitaire.
- Connaissances sur le système sportif peut être un plus
- Procédures administratives et pédagogiques.
Savoir-faire technique:
-Maîtrise avancée d'Excel (formules, tableaux structurés, extraction de données).
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, PowerPoint).
- Capacité à administrer un logiciel métier (paramétrage, logique de données, structuration).
- Aisance avec les environnements numériques multiples et les plateformes internes.
- Compétences de création et mise en page de dossier.
- Rigueur dans le traitement et la sécurisation des données.
Le poste nécessite une autonomie forte dans la compréhension et la gestion d'outils numériques complexes. Une simple maîtrise « utilisateur » ne sera pas suffisante.
Savoirs comportementaux:
-Très bonnes compétences relationnelles.
- Capacité à travailler en équipe dans un environnement collaboratif.
- Sens de l'organisation et priorisation des tâches.
- Capacité à rendre compte à la hiérarchie.
- Réactivité et fiabilité.
- Sens du service public.
La dimension relationnelle est déterminante : le poste implique un contact quotidien avec des enseignants, des étudiants, des partenaires fédéraux et des services administratifs. L'esprit d'équipe et la qualité des interactions sont essentiels.
Diplôme requis: BAC
Expérience souhaitée: Débutant.e
Bienvenue chez Université de Toulouse
Le SUAPS assure :
- L'organisation des enseignements sportifs intégrés aux maquettes de formation (UE optionnelles).
- Le développement de la pratique volontaire et du sport pour tous.
- L'accompagnement des sportifs de haut niveau.
- Le déploiement d'actions sport-santé et de prévention.
- L'organisation d'événements sportifs institutionnels.
Le service fonctionne en articulation étroite avec :
- Les composantes de formation et leurs secrétariats pédagogiques.
- Les services centraux (DRH, DFVU...).
- Les partenaires fédéraux (FFSU, clubs et fédérations sportives).
Positionnement dans l'organisation : Le poste est implanté au Pôle Sport, site central des activités du SUAPS.
Rattachement hiérarchique : N+1 : Responsable administrative du SUAPS.
Le/la gestionnaire travaille en lien fonctionnel direct avec :
- Le Directeur du SUAPS et l'équipe des enseignants du service.
- L'équipe administrative et technique du service
- Les services RH et financiers.
- Les secrétariats pédagogiques
Le poste n'implique pas d'encadrement hiérarchique, mais comporte une responsabilité opérationnelle.
Publiée le 04/04/2026 - Réf : 2026-2212131
