Assistant Chef de Pole 3E H/F

Dreets Nouvelle Aquitaine

Activités principales :
- Secrétariat du chef de pôle, appui à la gouvernance et aux projets transverses et appui ponctuel aux départements / missions qui composent le pôle

1- Secrétariat du chef de pôle
- Traitement du courrier (enregistrement arrivée-départ, répartition)
- Accueil téléphonique
- Prises de rendez-vous, réservations véhicules, salles
- Frappe des courriers, de mailing, photocopies, scans
- Réservation billets train, gestion CHORUS DT et aide aux agents
- Suivi avec le chef de pôle de dossiers confidentiels (entretiens professionnels, CIA)
- Tenue du calendrier prévisionnel des congés
- Gestion des fournitures du pôle pour le site de Bordeaux
- Gestion messagerie secrétariat, messagerie Pôle 3e
- Gestionnaire FIBEN
- Appui aux chefs de département sur des dossiers particuliers ou en cas de besoin ponctuel lié à une urgence, besoin de mobilisation exceptionnelle
- Correspondante Communication pour le pôle 3E
- Organisation de l'architecture des espaces d'échange numériques partagés
Sur l'ensemble de ces missions, une coordination forte est requise avec l'alternant(e), le cas échéant.

2- Appui à la gouvernance et aux projets transverses du pôle
- L'assistant(e) participe à la gouvernance du pôle (REP, REP +, séminaires du pôle et séminaires transverses) et appuie en amont la préparation de ces instances (ordres du jour, organisation matérielle, compte-rendu, ...)
- Il/elle appuie au plan administratif les projets transverses du pôle : séminaires, temps de travail transverse de l'encadrement, recueil /harmonisation des feuilles de routes, établissements de documents type PPt de présentation du pôle.
- A ce titre il/elle peut être amené(e) à participer aux équipes projets mises en place.

3- Organisation et suivi des documents présentés à la signature du Préfet »
o Coordination avec les services métiers et les personnes référentes en fonction de l'organisation retenue dans chaque Département
o Coordination avec l'assistante de direction sur les départs et les retours des parapheurs
o Suivi et alerte sur les départs et les retours des parapheurs en fonction des impératifs calendaires
o Scan des documents signés et renvoi aux services concernés

En dehors du pôle 3E et en roulement entre les assistantes des différents pôles :
- Participation au traitement du courrier pour l'ensemble des pôles
- Suppléance de l'assistante du directeur régional