Secrétaire de Division Dec - Reims 51 H/F

Rectorat de Reims

Dans le cadre d'une suppléance et en votre qualité de secrétaire de division vous aurez la gestion du secrétariat de la division des examens et concours. Veuillez trouver l'ensemble des missions que vous aurez à réaliser :

Secrétariat

- Accueil physique et téléphonique des usagers,
- Réception, tri et envoi du courrier postal,
- Gestion du courrier électronique entrant et sortant,
- Gestion de l'agenda de la cheffe de division,
- Mise en ligne des circulaires dans le répertoire académique,
- Saisie et mise en forme de tous les types de courriers et mise à jour de divers documents (annuaire, organigramme, tableau des congés...),
- Traitement des demandes relatives à la reconnaissance d'un titre ou d'un diplôme,
- Organisation du classement et de l'archivage des dossiers.

Finances

- Réalisation et suivi des commandes et suivi de la facturation (repas, fournitures, achats de biens ou services, ...),
- Traitement des commandes de billets de train et de nuits d'hôtel en relation avec l'agence Amplitudes,
- Gestion des subventions de la matière d'oeuvre,
- Gestion des subventions liées à l'accueil de concours en lycée,
- Mise à jour du tableau de suivi des dépenses de la division,
- Convocations et paiement des frais de rémunération et de déplacement des enseignants EPS,
- Gestion des stocks de fournitures et de papeterie d'examens et concours,
- Elaboration des attestations Pôle Emploi, des certificats d'exercice, des attestations de l'employeur et de cessation de cotisations Ircantec concernant les vacataires.

Diplôme de Compétence Langue

- Elaboration des arrêtés de constitution de jury, des convocations des examinateurs et des membres du jury,
- Edition et envoi des diplômes aux candidats.