Secretaire H/F

Foyer Accueil Specialise de Rosiere

Le CAPS de Rosières aux Salines recherche un(e) secrétaire pour le e pôle Patrimoine et Sécurité
Le PPS assure la gestion des infrastructures, la maintenance, les travaux neufs, la sécurité incendie, la conformité réglementaire et le suivi des systèmes d'information de l'établissement.
Missions principales
Rattaché(e) au Directeur du Pôle Patrimoine et Sécurité, vous assurez un appui administratif, organisationnel et documentaire.
Gestion administrative
- Accueil téléphonique et gestion des demandes internes (services, directions, prestataires).
- Rédaction, mise en forme et diffusion de courriers, notes techniques et comptes rendus.
- Gestion des agendas, planification des réunions et coordination des intervenants.
Suivi technique et réglementaire
- Mise à jour des tableaux de bord (contrats de maintenance, contrôles réglementaires, travaux).
- Gestion et archivage des rapports de vérifications périodiques (ERP, sécurité incendie, accessibilité).
Gestion des marchés et prestataires
- Suivi administratif des devis, bons de commande et factures.
- Classement des pièces contractuelles.
- Interface administrative avec les entreprises et partenaires institutionnels.
Organisation documentaire
- Participation à la gestion documentaire dématérialisée (GMAO, GED).
Profil recherché
Formation
- gestion administrative
Compétences techniques
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
- Bonne capacité d'organisation et de gestion documentaire.
- Connaissance du fonctionnement d'un établissement public ou médico-social appréciée.
- Sensibilité aux enjeux de sécurité et de conformité réglementaire (ERP) appréciée.
Qualités professionnelles
- Rigueur et méthode.
- Discrétion et respect de la confidentialité.
- Capacité à prioriser et à gérer plusieurs dossiers simultanément.
- Aisance relationnelle avec des interlocuteurs techniques et institutionnels.