Assistante de Direction - Commune Theix-Noyalo H/F

Communes

Sous la direction du Directeur Général des Services, vous assurez, de manière polyvalente les missions de secrétariat général et l'assistance administrative auprès des élus.
Vous avez la charge du suivi et de la mise en oeuvre des dispositifs de démocratie participative ainsi que de l'accompagnement de la vie associative du territoire.

Réaliser les missions de secrétariat nécessaires au fonctionnement opérationnel de la direction générale :
- Accueillir, orienter et informer les interlocuteurs internes et externes (élus, services, partenaires institutionnels...)
- Assurer la gestion et l'optimisation de l'agenda de la direction et des élus : planification, priorisation des rendez-vous et organisation des réunions
- Rédiger, mettre en forme et relire des courriers, notes, ordres de jours et comptes rendus...
- Gérer le courrier entrant de la mairie : tri, ouverture, enregistrement et diffusion auprès des services
- Participer à l'organisation d'évènements et manifestations institutionnelles en collaboration avec les services concernés (listing, envois des invitations et gestion logistique)

Assurer l'organisation des instances municipales et le suivi des actes administratifs
- Organiser les différentes phases de préparation et de suivi des instances et être garant de leur bon déroulement
- Rédiger et envoyer les convocations, ordres du jour et documents associés
- Gérer les actes administratifs (relecture, mise en forme et suivi), veiller à leur exécution et à leur publication (télétransmissions, affichages, tenue des registres...)

Gérer et coordonner la vie associative
- Centraliser et coordonner les différentes demandes des associations (salles, matériel, RDV...) avec l'ensemble des services de la collectivité
- Assurer la gestion administrative du service (courriers, conventions, subventions, planning...) en lien avec le responsable et l'élu référent
- Piloter l'organisation et participer aux actions en faveur des associations dont le forum

Assurer le suivi des actions en matière de démocratie participative en lien avec la direction général et l'élu référent
- Prendre en charge les demandes citoyennes et assurer le suivi des réponses apportées
- Etablir des tableaux de bords permettant le traitement de données statistiques
- Organiser et suivre les déambulations citoyennes