Assistante Administrative - Conseil Départemental de l'Essonne H/F

Conseils départementaux

Vos missions principales :

- Gestion administrative :

Assurer l'organisation des rendez-vous et la gestion des agendas
Rédiger des documents administratifs de formes et de contenus divers (courriers, notes synthétiques, comptes rendus, procès-verbaux de réunion et commissions, arrêtés)
Assurer le suivi administratif des conventions dans le cadre des dispositifs et projets déployés au sein du pôle projets transversaux (mise à jour des conventions, contrats et courriers des accords de financement, des refus, envoi aux porteurs et gestionnaires pour signature, réception,...)
Assurer la gestion et le suivi des courriers sous Odyssée
Assurer la suppléance des missions d'assistante de direction de façon ponctuelle


- Planification et suivi :

Assurer la planification et l'organisation logistique des diverses réunions et instances (réservation de salles, organisation logistique, préparation des fonds de dossier)
Gérer et actualiser une base d'information (listing, annuaires,...)
Assurer la gestion administrative et le suivi des demandes de versements dans le cadre des dispositifs et projets déployés au sein du pôle projets transversaux
Renseigner des tableaux de suivi d'indicateurs et d'activités du pôle projets transversaux

- Accueil :

Recevoir et orienter les demandes : répondre aux appels téléphoniques, prendre des messages, recevoir, filtrer, réorienter et répondre aux courriers électroniques
Gérer la boîte mail de la direction de l'autonomie et assurer en suppléance la gestion des boîtes mails liées à l'activité du pôle des projets transversaux ( CDCA, newsletterautonomie91, ma nouvelle vie de retraitée en Essonne)
Accueil physique des partenaires lors des réunions organisées par le pôle projet


- Participation en lien avec la cheffe de secteur au traitement des informations préoccupantes pour les adultes en situation de vulnérabilité

Recevoir les signalements via la plateforme téléphonique nationale dédiée, mails courriers, appels téléphoniques
Apporter une réponse de premier niveau et réorienter les signalements
Assurer les liens et la transmission des situations aux services évaluateurs
Assurer la transmission et le suivi des situations aux services du parquet
Préparer les réunions de suivi hebdomadaires
Participer aux réunions partenariales et réaliser des prises de notes le cas échéant.

Consultez le détail complet de l'offre sur la page https://www.emploi-territorial.fr/offre/o091260302000723-assistante-administrative?pk\_campaign=ep ou en cliquant sur le bouton "Postuler sur le site employeur".