Assistant·e Technique et Administratif·ve H/F

Initiative Pays D'arles

Initiative Pays d'Arles, membre du réseau national Initiative France, met en place un dispositif complet d'accompagnement et de financement destiné aux porteurs de projet souhaitant créer, reprendre ou développer une entreprise sur le territoire du Pays d'Arles.
L'association intervient sur 29 communes et s'appuie sur un large réseau de professionnels - chefs d'entreprise, partenaires bancaires, experts-comptables, avocats, cadres ou techniciens - mobilisés bénévolement ou dans le cadre de partenariats pour soutenir les entrepreneurs.
Ce dispositif global repose sur plusieurs domaines d'intervention : conseil, expertise, financement, parrainage et accompagnement post-création.
Composée de 14 salariés et d'environ 50 bénévoles, Initiative Pays d'Arles est engagée dans une dynamique de croissance et propose une offre de services diversifiée et innovante pour les entrepreneurs : La Fabrique, le Bus de l'entrepreneuriat, les Accélérateurs BPI, le portage d'un CitésLab, ainsi qu'un service Relation Entreprises qui accompagne les entreprises dans leurs recrutements en partenariat avec le PLIE de la Communauté d'Agglomération ACCM.

Finalité du poste
Assurer le bon fonctionnement administratif, financier et RH de la structure, en garantissant un suivi rigoureux des dossiers, un appui opérationnel auprès de la direction et des équipes, et un accueil de qualité des publics et partenaires.

Missions détaillées :
1. Gestion administrative et financière des décaissements
o Réception, vérification et traitement des dossiers de prêts.
o Vérification des pièces justificatives et transmission au Responsable administratif et financier.
o Édition, transmission et réception des documents (assurance décès/invalidité, contrats) sur notre logiciel métier ARKA.
o Mise en place des prélèvements, virements sur notre compte bancaire et suivi complet des décaissements.
o Enregistrement des aides et complétude des outils internes.
2. Suivi & Appui aux Chargé(e)s d'Affaires
o Suivi des décaissements et déclaration des garanties BPI.
o Collecte des documents et mise en signature.
o Chargement des pièces sur les plateformes internes (ARKA, BPI).
o Appui administratif et logistique ponctuel auprès des équipes.
o Archivage et gestion documentaire.
3. Gestion des Ressources Humaines
o Gestion du personnel : préparation des arrivées (contrats, matériel, accès, badges), mise à jour du registre du personnel.
o Visites médicales : prises de rendez-vous, communication, suivi et mise à jour du tableau de bord.
o SIRH LUCCA : suivi des congés, absences, notes de frais, assistance technique, création des comptes utilisateurs.
o Formations : recensement, inscriptions, coordination des agendas.
o Rémunérations : collecte des variables, transmission au cabinet comptable, vérification des bulletins, codification, transmission aux salariés et mise en paiement.
4. Gestion administrative, financière et divers
o Accueil physique et téléphonique.
o Gestion des agendas, rédaction de courriers, comptes-rendus et PV.
o Mise à jour des listings, traitement des contacts ARKA.
o Édition, suivi et archivage des factures, conventions, reçus fiscaux.
o Appui au RAF, à la direction et aux chefs de projet.
o Organisation des déplacements (transport, hébergement).
5. Évènementiel & Gestion des espaces
o Organisation des événements : réservation et préparation des salles, logistique, commandes (en appui).
o Gestion des petits-déjeuners/déjeuners : devis, procédures d'achat, commandes, installation (en appui).
o Consommables : inventaire des fournitures de bureau et autres consommables, commandes et suivi.
o Gestion des badges, accès Wi-Fi et codes d'entrée.

Prise de poste prévue le 1/04/2026

Les CV et lettre de motivation sont à adresser à :

Monsieur le Président - Initiative Pays d'Arles
1, rue Copernic
Village d'Entreprises - ZI Nord
13200 ARLES