Assistante de Direction H/F

Mairie

DESCRIPTIF DU POSTE
Sous la direction du Directeur Général des Services, vous assurez, de manière polyvalente les missions de secrétariat général et l'assistance administrative auprès des élus.
Vous avez la charge du suivi et de la mise en oeuvre des dispositifs de démocratie participative ainsi que de l'accompagnement de la vie associative du territoire.
Réaliser les missions de secrétariat nécessaires au fonctionnement opérationnel de la direction générale :
Accueillir, orienter et informer les interlocuteurs internes et externes (élus, services, partenaires institutionnels.)
Assurer la gestion et l'optimisation de l'agenda de la direction et des élus : planification, priorisation des rendez-vous et organisation des réunions
Rédiger, mettre en forme et relire des courriers, notes, ordres de jours et comptes rendus.
Gérer le courrier entrant de la mairie : tri, ouverture, enregistrement et diffusion auprès des services
Participer à l'organisation d'évènements et manifestations institutionnelles en collaboration avec les services concernés (listing, envois des invitations et gestion logistique)
Assurer l'organisation des instances municipales et le suivi des actes administratifs
Organiser les différentes phases de préparation et de suivi des instances et être garant de leur bon déroulement
Rédiger et envoyer les convocations, ordres du jour et documents associés
Gérer les actes administratifs (relecture, mise en forme et suivi), veiller à leur exécution et à leur publication (télétransmissions, affichages, tenue des registres.)
Gérer et coordonner la vie associative
Centraliser et coordonner les différentes demandes des associations (salles, matériel, RDV.) avec l'ensemble des services de la collectivité
Assurer la gestion administrative du service (courriers, conventions, subventions, planning.) en lien avec le responsable et l'élu référent
Piloter l'organisation et participer aux actions en faveur des associations dont le forum
Assurer le suivi des actions en matière de démocratie participative en lien avec la direction général et l'élu référent
Prendre en charge les demandes citoyennes et assurer le suivi des réponses apportées
Etablir des tableaux de bords permettant le traitement de données statistiques
Organiser et suivre les déambulations citoyennes

PROFIL RECHERCHE
Vous avez une formation en administration ou secrétariat, ou une expérience significative dans ces domaines, et vous souhaitez mettre vos compétences au service d'une mission de service public.
Vous êtes à l'aise avec les outils informatiques (Pack Office, logiciels métiers, outils collaboratifs.) et possédez d'excellentes capacités rédactionnelles. Votre sens du relationnel et votre aptitude à travailler en transversalité vous permettent de collaborer efficacement avec différents interlocuteurs.
Organisé(e), réactif(ve) et force de proposition, vous savez gérer les priorités et prendre des initiatives pour contribuer pleinement au fonctionnement du service.
Si vous vous reconnaissez dans ce profil, vous êtes le candidat que recherche la collectivité.

CONDITIONS D'EMPLOIS
Rémunération statutaire : Selon grille indiciaire + IFSE/ CIA + primes annuelles et participation employeur santé et prévoyance
Conditions de travail :
- Temps de travail 37h30 (15 RTT)
- Rythme de travail modulable : différents cycles sont possibles pour s'adapter aux missions et aux besoins du service.

Envoyez votre candidature avec CV et lettre de motivation, à l'attention de Monsieur le Maire de Theix-Noyalo,