Secrétaire de Gestion Administrative et Comptable H/F

Opera And Co

Vos missions générale : Assurer le bon fonctionnement des tâches administratives et comptables de l'entreprise en garantissant la gestion efficace des dossiers, la tenue des comptes et le soutien administratif & comptable à l'équipe.

1/ Gestion Administrative et commerciale :
* Accueil et standard téléphonique :
=> Répondre aux appels téléphoniques, filtrer et rediriger les appels vers les personnes concernées.
=> Accueillir physiquement les visiteurs et les orienter selon leurs besoins.
* Gestion du courrier :
=> Réceptionner, trier et distribuer le courrier entrant
=> Rédiger et envoyer le courrier sortant (lettres, emails, colis, etc.).
* Organisation des documents administratifs :
=> Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs (papier et électronique).
=> Tenir à jour les bases de données et fichiers administratifs (contacts, correspondances, etc.).
=> Gérer les avoirs et les retours défectueux des livraisons
* Suivi des fournitures de bureau :
=> Gérer les commandes de fournitures, veiller aux stocks et assurer une bonne gestion des consommables.
=> Gérer les besoins des magasins en monnaie et fournitures

2/ Comptabilité :
* Saisie et suivi des opérations comptables :
=> Saisir les écritures comptables journalières : factures fournisseurs et clients, paiements, notes de frais, etc.
=> Assurer le suivi des paiements et des encaissements, gérer les relances de paiements des clients.
* Gestion des comptes :
=> Tenir à jour les comptes clients et fournisseurs.
=> Réaliser le rapprochement bancaire et veiller à l'exactitude des soldes.
* Préparation des déclarations fiscales et sociales :
=> Participer à la préparation des déclarations de TVA, des charges sociales, et autres obligations fiscales.
=> Collaborer avec le comptable ou l'expert-comptable pour les déclarations de fin d'année.
* Aide à la préparation des états financiers :
=> Contribuer à la préparation des bilans, comptes de résultat et autres documents financiers pour les réunions mensuelles ou annuelles.

3/ Support Administratif :
* Assistance aux équipes :
=> Fournir un soutien administratif à l'ensemble des équipes en fonction des besoins.
=> Aider à l'organisation des déplacements professionnels (réservation de billets, hôtels, etc.).
* Gestion des contrats et des documents légaux :
=> Assurer le suivi et la gestion des contrats de prestataires, des assurances, baux commerciaux et autres documents légaux.
=> Tenir à jour les dossiers administratifs des salariés (contrats de travail, documents RH, etc.).
* Suivi des tableaux de bord :
=> Aider à la mise à jour et au suivi des tableaux de bord de gestion administrative et comptable.
=> Participer à la collecte et à l'analyse des données pour le reporting interne.

Compétences requises :
* Compétences techniques :
- Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
- Connaissance des logiciels comptables (Sage, Acd ou autres).
- Bonne capacité de gestion des priorités et respect des délais.
- Bon niveau Anglais
* Compétences personnelles :
- Sens de l'organisation et rigueur.
- Bon relationnel et capacité à travailler en équipe.
- Autonomie et proactivité.
- Discrétion et sens de la confidentialité.